Иногда, когда я открываю новое письмо, у меня создаётся впечатление, что человек писал и плакал. И совсем не хотел отправлять это письмо, но его заставили. И уж точно он не ждёт на это своё письмо ответ.

Обычно, я на такие письма и не отвечаю. Потому что если человек пишет мне письмо «на отъебись», то я уже явно не хочу с ним работать.

Вообще я из тех людей, которые считают, что все вокруг знают всё не хуже меня. И если я понимаю какие-то очевидные вещи, то и окружающие тоже это понимают. Поэтому иногда, когда мне приходят письма, я немножко не понимаю…
Иногда люди вроде просят у меня что-то, но пишут так, как будто я им что-то должна.

А иногда пишут так, как будто с них берут плату за каждое слово, как в телеграмме. Поэтому они экономят. Поэтому из их письма ничего непонятно. «Привет! Дизайнер Глафира Цветкова делает очень классные украшения! Их хвалит стилист Юлиана Потапьева ». Ээээ… Круто, чо. Поздравляю! Но от меня-то вы чего конкретно хотите? Напрашивается вывод, что главное ваше желание - чтобы я вам ответила и поговорила с вами за жизнь. Или чтобы я всё бросила и пошла искать в интернете, кто такие Глафира и Юлиана.

Я, кстати, совсем не против получать письма. Я даже очень это люблю. И очень люблю и ценю, когда сами дизайнеры или их друзья, или поклонники пишут нам и представляются. Частенько бывает, что дизайнеры эти реально крутые, и я с удовольствием о них пишив журнал .

И после сотого письма «ни о чем», я подумала: а, может, реально люди просто не в курсе, как нужно писать письмо, чтобы на него ответили?

Если кому надо, то я расскажу!))
(конечно, не берусь гарантировать, что на письмо такого вида ответит, скажем, ВВП, но я отвечу точно)))

1. Тема рулит!
В теме письма не должно быть пусто. Там должна быть кратко указана собственно тема, то, зачем вы пишите вообще. «Резюме», «вопросы к интервью», «Публикация на…», «хочу в ваш журнал», «мои реквизиты».
Если это не еженедельная рассылка не коммерческое предложение, то тут не стоит цель придумать какой-то опупительный заголовок, который заинтересует человека и заставит его открыть письмо. Чаще всего тема нужна, чтобы потом в ворохе писем было проще найти нужное, не открывая все подряд. Ну, и чтобы письмо с пустой темой с незнакомого адреса не слили в спам, не открывая.

2. Приветствие
Это удивительно, но почему-то мало кто здоровается в письмах. Конечно, если это уже переписка и диалог, то каждое письмо с «привет» начинать необязательно. Но если это ПЕРВОЕ письмо, да ещё незнакомому человеку, да ещё по работе… В общем, вежливость никто не отменял.
А вот «привет» это будет, «добрый вечер» или «здравствуйте», на мой взгляд, уже второстепенно. Тут уж, смотря кому, кто и зачем пишет.

3. Представиться
Конечно, в конце письма у многих стоит автоматическая подпись. Однако, если это первое письмо, всё же лучше кратко представиться в самом начале, чтобы у человека сразу появилось к вам личное отношение. В противном случае он ещё долго будет думать, что читает какую-то авторассылку и вообще не понимает, что к чему.
Я, например, подобные письма начинаю с фразы «меня зовут Елена, я представляю журнал об аксессуарах little-thing.ru».

4. Кто слил инфу
Если человек не публиковал свои контакты в открытом доступе, то лучше сразу ему сообщить, кто его сдал)) Да и упоминание общего знакомого располагает к дружелюбному общению.
«Ваш адрес мне дал Вася Петров», «Нашла вас в инстаграме», «Увидела ваш пост в сообществе…»

5. Рассказать о себе подробно (но без фанатизма)
Тут уже можно представить себя более конкретно и приложить ссылки на все свои сайты, работы, портфолио и всё то, что может вас положительно охарактеризовать. Нужно ведь, чтобы на письмо ответили, а значит надо показать себя в самом выгодном свете.

6. Зачем вы пишите вообще?
Когда вы представились, и всё о себе рассказали, пора переходить к сути и четко написать, что вам нужно.
Хочу фотосессию, хочу у вас учиться, хочу в ваш журнал…
Формулировки, конечно, зависят от того, что и кому вы пишете. Если письмо сильно официальное, то вместо «хочу» уместнее будет написать: «Буду Вам очень благодарна, если вы расскажете, как можно записаться на ваши курсы».
Но если на том конце ваш ровесник и вы точно знаете, что вы на одной добродушно-простой волне, то и писать можно по-человечески. По-человечески, даже лучше.

7. Попрощаться
Часто с этим пунктом отлично справляется автоподпись. Мол, с уважением, Маша Иванова. Но если вам нужно какое-то конкретное действие (чтобы вам перезвонили или ответили до такого-то числа, или ещё что), то об этом обязательно стоит упомянуть.

В итоге, если пробежаться по пунктам, то хорошее письмо получается таким:

1. дизайнер Маргарита Сивакова. Хочу в ваш журнал!
2. Здравствуйте!
3. Меня зовут Маргарита Сивакова, я дизайнер украшений.
4. Я искала в интернете статьи про бижутерию и нашла ваш журнал. А в нём ваш адрес и сообщение о том, что вам можно написать!
5. Я делаю украшения в технике суньтуньдай уже 100500 лет. Мои работы можно посмотреть тут тут и тут.
6. Расскажите, пожалуйста, на каких условиях вы публикуете в журнале информацию о дизайнерах?
7. Очень жду ответа! С уважением……

Вроде всё так просто, но на деле почему-то не у всех срабатывает))

А по поводу дальнейшей переписки, кстати, есть ещё 2 бонуса.

I. НИКОГДА НЕ УДАЛЯЙТЕ ИСХОДНОЕ ПИСЬМО! Пусть там будет огромная лента тянуться, но гораздо удобнее, когда вся длинная переписка в одном письме. И ты можешь найти нужный телефон или реквизиты, просто открыв последнее входящее, а не перерывая всю переписку в поисках того самого грёбаного письма.

II. ВСЕГДА ПИШИТЕ СВОЙ ОТВЕТ НАВЕРХУ! Как раз из-за того, что ниже тянется огромная лента. И когда ты получаешь письмо, пролистываешь всю эту чертову ленту вниз, а там видишь просто «ок», хочется забанить отправителя навеки.

Одно из привычных повседневных занятий человечества – писать письма. Однако, количество писем не говорит об их эффективности. То есть огромная часть человечества не имеет понятия о том, как правильно написать электронное письмо. К сожалению, мало кто обучает правильному написанию электронных писем.

Что такое правильное электронное письмо? Это электронное письмо, на которое вы обязательно получите ответ. Трудно спорить с тем, что одно единственное письмо способно перевернуть жизнь.

Любое письмо – товар, который заинтересует или нет покупателя (адресата). То есть ваш адресат может в день получать десятки, возможно сотни, писем, и, как правило, он физически не может ответить на них с должным вниманием. Такие люди большинство писем просто отправляют в корзину. И только от вас зависит, куда отправит ваше письмо адресат – в корзину или на панель для ответов.

Давайте разбираться, когда же адресант (отправитель) и адресат (получатель) не находят общий язык.

Позиция адресата:

Множество писем получает ежедневно
- публичные личности получают письма с комплиментами
- письма со стандартным набором вопросов и просьб
- недостаток свободного времени
- окажет быструю помощь, не более того

Позиция адресанта (отправителя):

Долго придумывает идеальное письмо (часто очень длинное)
- уверенность в оригинальности запроса, в уникальности и особенности
- уверенность в своем единичном случае
- уверенность, что именно ему не могут отказать
- в своем письме описывает много подробностей, для лучшего уяснения адресатом своей точки зрения

В том, чтобы вы получили ответ на ваше письмо, секрет простой – поставьте себя на место получателя и только тогда пишите электронное письмо. Давайте рассмотрим некоторые моменты, которые учитываются многими адресатами при желании ответить письмо. Возможно, требования несколько жесткие, но это реальность и от нее никуда не деться.

Как правильно написать электронное письмо, на которое точно ответят?

Время.

Каждый деловой человек ценит свое время. Поэтому уважайте время адресата, постарайтесь разобраться в ситуации самостоятельно, возможно, у вас отпадет необходимость писать письмо. Верьте в свои силы. Воспользуйтесь сервисом Google или Yandex, здесь вы сможете найти ответы на многие ваши вопросы.

Приветствие.

Свое электронное письмо обязательно начинайте с нейтрального приветствия, не используйте слово «Привет». Оно выглядит не корректно.
Имя адресата.

Позаботьтесь о том, чтобы вы знали имя вашего адресата. Не ограничивайтесь сухим «Здравствуйте». Обращение к адресату по имени делает ваше письмо более персональным, отличным от спама.

Не вздумайте делать ошибки в имени адресата. В данном случае не простительны даже описки. Это задевает личностные качества получателя и зачастую само письмо адресат уже не читает, а просто отправляет в корзину.

Эмоциональная связь.

Необходимо установить эмоциональную связь с адресатом до того, как речь зайдет о делах.

Побольше соберите информации об адресате, о его увлечениях, о его бизнесе, особенностях. Это поможет вам акцентировать некоторые моменты из жизни адресата, что вызовет у получателя участие к вам, и он захочет вас выслушать и возможно, поможет. Лаконичность, краткость и правдивость будут вам на руку.

Краткость и еще раз краткость.

Все время помните, что время любого человека – бесценно. Не пишите письма на несколько страниц, не вдавайтесь в вашу биографию от рождения до нынешнего времени. Пишите по делу и как можно короче. Чтобы адресат улавливал суть и не утомился от количества деталей, которые вы ему перечисляете. Как правило, длинные подробные письма не читают, их сразу отправляют в корзину. Электронное письмо должно цеплять несколькими предложениями или найдите другого адресата, который захочет читать многостраничные монологи.

Четкость.

Делая письмо кратким, четко и конкретно выражайте то, что хотите донести до адресата. Не интригуйте получателя фразами: если хотите узнать, что я вам могу предложить или я занимаюсь подобными вашим делами и может будем сотрудничать. Такие фразы убивают желание адресата отвечать вам, письма отправляются в корзину, а адресаты блокируются.

Давайте ссылки на свои ресурсы, убедившись, что ссылки рабочие. Никогда не пишите письма заглавными буквами. Это говорит о том, что вы кричите или что-то требуете. Корзина снова будет пополнена вашим таким письмом.

Также не пишите письма только строчными буквами. Помните, как пишут книги. Заглавные буквы должны присутствовать в тексте там, где нужно.

Проверьте письмо на наличие ошибок и знаков препинаний. Особое внимание уделяйте написанию иностранных слов, особенно если они имеют значение для получателя.

Пользуйтесь универсальными советами при написании электронных писем любому незнакомому человеку, и вы увидите, что шансы получить ответ значительно возрастут.

16 Апр

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.

Сегодня вы узнаете:

Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
Как правильно написать деловое письмо.

Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.

Зачем нужна деловая переписка

Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.

Отличия деловых писем от других

Основные отличия состоят в следующем:

Стилистика изложения;
Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
Оформляется на официальном бланке компании;
Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
Редко занимают объем более 1 страницы;
Наличие строгой служебной субординации.

Виды деловых писем

Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

Письма, отвечать на которые не нужно.

Гарантийное письмо;
Сопроводительное;
Информационное;
Письмо-предупреждение;
Письмо-напоминание.

Письма, на которые нужен ответ.

Обращение;
Предложение;
Запрос;
Требование;
Прошение.

Некоммерческие письма.

Письмо-приглашение;
Письма с выражением соболезнования;
Письма с выражением благодарности;
Письма с информированием о чем-либо;
Письма, в которых содержатся рекомендации;
Гарантийные письма;
Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
Письма с поздравлениями по разным поводам;
Письмо-просьба;
Письма с инструкциями;
Сопроводительные письма.

Письма коммерческой направленности.

Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.

К ним относятся:

Письма с ответами на запросы;
Непосредственно запрос;
– письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
Претензия;
Напоминание;
Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.

Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:

Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
Составленные по строгому образцу.

По адресатам.

Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.

Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:

Отправленные в виде факсового сообщения;
Отосланные по электронной почте;
Те, что отправлены в обычных конвертах.

Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.

Секреты правильного оформления

Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

Стилистика.

Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

Требования к изложению информации.

Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:

Адресно, предназначается конкретному лицу;
На дату написания вся информация должна быть актуальна;
Достоверно;
Беспристрастно;
Аргументировано;
Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.

Бланк.

Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.

Для написания делового письма используются листы формата А4;
Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.

Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.

Нумерация.

Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.

Деление на части.

Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.

Наличие исправлений.

Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.

Используемые реквизиты.

Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:

Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
Название компании полностью;
Номера факса и телефона;
Номер банковского счета;
Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.

Деловое письмо после проведенной встречи

Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для . Как отразить это в письме, обсудим дальше.

Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами «.
Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам.. .».

Электронные деловые письма

Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.

Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.

Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.

Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.

Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.

Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

1 этап. Указываем адресата.

В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.

2 этап. Обращение.

Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.

Пример : Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.

3 этап. Изложение цели.

Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.

4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.

Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.

Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.

Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.

Как закончить деловое письмо

Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.

В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.

Приведем несколько примеров:

Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.

Как попрощаться с адресатом.

Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.

Приведем несколько вариантов:

С уважением к Вам…;
С пожеланием успехов…;
С наилучшими пожеланиями…

Ставим подпись правильно.

Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.

Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.

В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.

Деловые письма на английском языке

Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.

Дата написания.

Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.

Реквизиты получателя.

Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

Указание адреса.

Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).

Как обратиться к получателю.

Стандартные обращения:

Dear Madam;
Dear Sir;
Dear Sir or Madam;
Dear Mrs;
Dear.

После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.

Тематика.

Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.

Основной текст.

Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.

Как попрощаться.

Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.

Оформление подписи.

Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.

Оформление приложений.

Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.

Что писать с заглавной буквы.

Фамилии и инициалы;
Наименования компаний;
Наименования городов, штатов и так далее;
Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
Первые слова в прощании;
Вступительные обращения.

Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.

Образцы деловых писем на русском и английском языках

Заключение

Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.

С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.

Сегодня расскажу о том, что же писать в рассылке, чтобы и подписчикам было интересно, и можно было совершить повторные продажи.

Представлю это в виде коротких правил . Соблюдайте их и вы сможете успешно использовать такой отличный инструмент продаж как e-mail рассылка.

1. Поставьте себя на место клиента
Перед тем, как начать писать письма клиентам, спросите себя, чего они хотят. Кто как не вы знаете свою целевую аудиторию, их интересы и предпочтения. Знаете о чем им будет интересно читать.
Если у вас магазин одежды, не пишите только о новых коллекциях, акциях и распродажах. Напишите о тенденциях в моде, о том, как правильно выбрать размер, как сочетать разные элементы одежды.

2. Сделайте все, чтобы ваше письмо открыли
Представьте, что ваше письмо лежит во входящих среди других писем. Оно может быть удалено одним кликом мыши. Поэтому, только тема письма может заставить подписчика открыть его. Есть много приемов по написанию заголовков. Здесь отлично работает принцип «Как вы яхту назовете, так она и поплывет». Очень доступно, с уймой примеров, Ден Кеннеди описывает типы заголовков в своей книге «Продающее письмо». Почитайте, там не только о заголовках.

Вот три примера , которые вы сможете успешно использовать:

№1. Кто еще хочет…..?
Кто еще хочет идеальную фигуру
Кому еще нужен дополнительный час каждый день?
№2. Если вы…..
Если вы считаете, что не можете себе позволить <товар>, то вы просто не учли <скидку, акцию, предложение>
№3. …..способов……
10 простых способов создать образ для ранней весны
5 способов потерять продажу медленно и мучительно

3. Сделайте все, чтобы ваше письмо прочитали
В этом вам поможет дизайн письма. Он должен быть простым и удобным. Помните - вы обращаетесь к вашим клиентам. Текст письма должен цеплять, заинтересовать читателя. Вы должны завладеть его вниманием, а потом делать это снова и снова. Используйте метафоры. Чем ярче сравнение, тем привлекательнее и понятнее тест.
Так же как и с сайтом - пользователь должен легко найти всю интересующую его информацию - контакты, обратную связь, легко перейти к подробному чтению статьи, немедленно воспользоваться предложением. Не нужно заставлять клиента думать, как ему с вами связаться.

4. Призыв к действию
Если вы думаете, что человек прочитав ваше письмо, сразу наберет ваш номер или пойдет добавлять товары в корзину - вы ошибаетесь. Его нужно ненавязчиво подтолкнуть к нужным вам действиям. Для этого используйте призыв к действию .
Он состоит из двух частей: глагол+суть предложения.
Если вы описываете новый товар или услугу легко «толкните» читателя в нужную сторону: «Купите сейчас», «Добавить товар в корзину», Сделать заказ».
Если вы предлагаете акцию, скидку, сезонное предложение - покажите человеку, что он останется ни с чем, если не воспользуется прямо сейчас. «Купите прямо сейчас с 15% скидкой»
Не отпускайте покупателя к вашим конкурентам.

5. Пишите грамотно
Это может показаться очевидным. Не спешите. Я не раз получал письма от уважаемых компаний, в которых были не только опечатки, но и ошибки. Это дало мне повод усомнится в их компетенции. Если хотите, чтобы вам доверяли - проверяйте, проверяйте и еще раз проверяйте.

6. Минимализм
Не перегружайте читателей, особенно это касается новостей. Вполне достаточно 2-3 важные новости. Не используйте длинные предложения. Если такое случилось - разбейте на несколько коротких.

7. Не надоедайте
Думаю не стоить говорить о том, что слать письма каждый день не стоит. 3-4 раза в месяц вполне достаточно.
Лучшими днями для рассылок являются
— вторник
— среда
— четверг
Лучшим временем дня считается
Утро с 9:00-10:00
День с 15:00-17:00
Вечер с 19:00-22:00
Постарайтесь попасть в одно из этих окон.

Когда пишете письмо, помните, что ваши получатели не серая масса незнакомых людей, а ваши потенциальные клиенты. Пишите не всем, а каждому. Ориентируйтесь на то, что читатель будет придираться к каждой мелочи и строго фильтровать информацию, которую вы хотите ему преподнести.

Вы уверены, что среди сотен писем, которые просматривает получатель, ваше письмо действительно выделяется? Специалисты по развитию карьеры и маркетологи рассказали о том, как правильно указывать тему электронного письма, чтобы получатель обязательно его открыл и своевременно ответил на него.

1. Всегда указывайте тему письма

Игнорирование поля темы письма является самой большой ошибкой отправителя, который рассчитывает получить своевременный ответ. Тема письма, как правило, указывает получателю содержание сообщения и заставляет его принять решение - открывать или не открывать письмо. Электронное сообщение с пустым полем темы, скорее всего, будет сразу же удалено, так как раздражает получателя, ведь ему необходимо будет открыть письмо, чтобы узнать, о чем в нем идет речь.

2. Сначала укажите тему письма, а затем приступайте к написанию сообщения

Многие люди считают, что тема письма является второстепенной задачей после его написания. Однако Аманда Августин, занимающаяся консультированием по развитию карьеры в компании The Ladders, подчеркивает, что именно тема письма является приоритетной для автора. Во-первых, именно тема задает тон сообщению, а, во-вторых, не позволяет отвлекаться на другие темы.

3. Будьте кратки

Тогда как при открытии ящика со входящей почтой на мониторе компьютера вы можете видеть в теме письма 60 символов, на смартфоне вы сможете увидеть лишь 25-30 символов. Поэтому уместите тему письма в 6-8 слов. Этого будет более, чем достаточно.

4. Укажите самое важное в начале темы письма

Дмитрий Леонов, вице-президент компании SaneBox, рассказал, что около 50% писем просматриваются с мобильных телефонов. Учитывайте это, и пишите самое главное в самом начале темы письма. В противном случае, в 50% случаев важные части сообщения могут быть просто обрезаны мобильными устройствами и не прочтены получателями.

5. Избегайте ненужных слов

Не засоряйте тему письма такими ненужными фразами, как "Добрый день", "Приятно познакомиться", "Спасибо" и так далее. Во-первых, они ничего не значат для получателя. Во-вторых, вы можете смело их использовать в самом письме, что будет даже более логично.

6. Будьте ясны и конкретны в теме письма

В теме письма должно быть указано именно то, о чем в письме пойдет речь. Именно по теме письма получатель должен расставлять приоритеты и решать, когда именно ему необходимо ответить на него. Например, сообщение в теме "У вас есть сейчас свободное время для решения моего вопроса?" очень расплывчато, так как не дает понимания получателю, что именно от него хотят, и заставляет открыть письмо. Поэтому если вы отправляете резюме, то в теме смело пишите свое имя и названия вакансии, на которую претендуете. А если хотите задать вопрос о текущем проекте своему коллеге или партнеру, то в теме указывайте название конкретного проекта.

7. Сделайте тему простой и призывающей к действию

Этот совет в особенности будет полезен маркетологам и тем, кто отправляет маркетинговые письма. Вице-президент компании Hub Spot Кип Боднар советует написать такую тему письма, которая призывала бы получателя к действию, заинтересовала бы его.

8. Используйте ключевые слова для дальнейшего поиска и фильтрации

У многих профессионалов в электронной почте есть тематические папки, а также они активно используют фильтры для поиска тех или иных писем. Поэтому, если в теме вашего письма подобных меток нет, то ваше письмо, скорее всего, будет просто не замечено. Поэтому очень важно использовать ключевые слова, отражающие тему письма, чтобы в дальнейшем получатель смог его легко найти через систему поиска.

9. Укажите, если вам необходим ответ

Когда человек получает письмо, ему также важно знать, необходимо ли ему его просто прочесть или же на него необходимо ответить. Поэтому, говорит Аманда Августин, указывайте в теме письма "Пожалуйста, ответьте" или "Пожалуйста, прочтите". Также вы можете использовать выражение "К вашему сведению". Оно используется, чтобы сообщить получателю о том, что ему сообщение будет интересно. В деловой электронной переписке подчеркивает, что отправитель хочет проинформировать получателя, но при этом сообщение не является поручением и не требует от получателя выполнения действий, непосредственно связанных с сообщением.

10. Укажите дедлайн в теме письма

Если в теле письма вы отправляете много информации, но вам необходимо, чтобы на нее отреагировали в определенные сроки, то укажите их в теме письма. Это значительно увеличит шансы прочтения и своевременного реагирования на сообщение. Например, можно указать: "Пожалуйста, ответьте на это письмо до конца рабочего дня пятницы".

11. Если к данному получателю вас кто-либо направил, дайте об этом знать

Если контакт получателя вам дал какой-либо партнер, клиент, коллега, то укажите его имя прямо в теме, а не в самом письме. Во-первых, знакомое имя привлечет внимание получателя. Во-вторых, оно даст представление получателя о проекте или вопросе, с которым вы можете к нему обращаться.

12. Выделите то, что хотите предложить

Если вы отправляете "холодное письмо", то не знаете, заинтересует ли ваше предложение вашего получателя. Поэтому укажите в теме то, что предлагаете, а также расскажите о бонусах - скидках, специальных предложениях.

13. Укажите имя получателя или название компании

Вы должны знать, кому отправляете письмо. И получатель также должен сразу же осознать, что это письмо предназначается конкретно для него. Кип Боднар заявляет, что одним из самых лучших способов это показать является указание его имени или названия компании в теме письма. Например, вы можете написать так: "Владимир, взгляните на эти цифры: объем продаж компании увеличился на 25%".

14. Используйте слова, ограничивающие сроки ответа на письмо

Если вы хотите привлечь чье-то внимание и убедить получателя ответить вам, то в теме письма укажите срок вашего предложения. Например: "Регистрация обязательна сегодня", "Количество мест ограничено - поспешите записаться на мероприятие".

15. Не начинайте предложение в теме письма, которое заканчивается в самом письме

Если вы начинаете писать какой-либо вопрос или предложение в теме письма, то заканчивайте его тут же, не продолжая в самом письме. Получателя это раздражает, так как заставляет его открывать письмо и продолжать прочтение. Подумайте, возможно, для короткого вопроса больше подойдет мессенджер или даже звонок?

16. Перечитайте сообщение в теме письма

Аманда Августин советует перед отправкой перечитать тему письма. Зачем это? Очень часто, когда отправитель отправляет целую "пачку" писем различным получателям, то забывает изменить имя или название компании в теме письма. Это может раздражить получателя или даже оскорбить. Поэтому прежде чем отправить письмо, перечитайте его и проверьте на несоответствия.

17. Не пишите в верхнем регистре

Использование слов, написанных в верхнем регистре, привлекает внимание, но в неверном направлении. Такой способ делает письмо тяжелым для прочтения и заставляет получателя беспокоиться на подсознательном уровне. Вместо этого вы можете использовать тире, двоеточия, чтобы провести некую грань между словами и сделать на чем-то акцент.

Перевод статьи подготовила Екатерина Никитина по материалам Business Insider

Беременность и роды