Введение

Предполагается, что читатель уже знает что такое платежный календарь и зачем нужен, в связи с этим далее будут обсуждаться только практические вопросы организации платежного календаря. Кроме того, желательно минимальное владение терминологией бюджетирования (понимание таких терминов как «бюджет», «лимитирование», «ЦФО»). Если все вышеперечисленное для Вас понятно, предлагаю определиться, а насколько вообще правилен поход, предусматривающий ведение платежного календаря в MS Excel? Существуют разные прямо-противоположенные мнения, т.к. здесь не все так просто. Попытаемся быть объективными. Если у Вас есть программный продукт, в котором Вы ведете оперативный или бухгалтерский учет, то скорее всего Вам лучше вести платежный календарь именно в этом продукте, даже если его функционал не вполне Вас удовлетворяет. Если речь идет об 1С, то, возможно, имеет смысл доработать ее с тем, чтобы вести платежный календарь в базе данных. Но, как всегда, есть исключения из правил, о которых Вы сможете узнать в конце следующего блока статьи.

Плюсы и минусы использования MS Excel в качестве платформы для организации платежного календаря

Перед тем как рассказывать об организации платежного календаря в MS Excel хочу перечислить основные недостатки такого подхода.

1) Отсутствие контроля ссылочной целостности - MS Excel не контролирует пользователей, если те хотят удалить значение какой-нибудь ячейки. Можно с этим косвенно бороться установкой защиты ячеек, или макросами, но проблема может проявится в любой момент;

2) Проблема с многопользовательским режимом работы - организовать некое подобие многопользовательского режима в MS Excel можно, если речь идет о двух-трех пользователях, но если пользователей будет больше лучше задуматься о базе данных;

3) Разграничение доступа и конфиденциальность - все пароли в MS Excel очень легко ломаются, при желании даже далекий от ИТ-индустрии человек сможет легко найти несколько таких способов в открытых источниках. Таким образом, к файлу доступ должен даваться только проверенным людям;

4) Повторный ввод данных - в отличии от 1С готовых обработок обмена между MS Excel и клиентом банка не существует, сделать конечно же можно, но дешевле будет доработать используемую Вами базу данных с тем, что бы вести платежный календарь в ней. Впрочем на небольших объемах операций использование обработок значительной экономии трудозатрат не дает;

5) Ограничение на размер базы - большой массив данных MS Excel не потянет, хотя для средних размеров фирмы возможностей MS Excel хватит.

Из всего вышесказанного можно сделать следующий вывод - использование MS Excel для организации платежного календаря допустимо при одновременном соблюдении следующих условий:

1) Объем платежных операций в день не превышает 20-30 документов;

2) С файлом работает не боле трех доверенных лиц;

3) У Вас нет функционала платежного календаря в используемом программном продукте для бухгалтерского или оперативного учета.

Надеюсь понятно, что вышеперечисленные условия не являются догмой, но позволяют «ощутить» допустимые пределы.

Теперь несколько слов о нюансах, которые могут перевесить недостатки организации платежного календаря в MS Excell. Дело в том, что помимо собственно реестра платежей и платежного календаря данный файл может еще выполнять дополнительные вкусные функции - например составление бюджетов и лимитирование платежей относительного бюджетов, а недостатки MS Excel по повторному вводу данных вполне можно компенсировать, организовав двухсторонний обмен с платежной подсистемой 1С. Дело в том, что если Вы собираетесь плотно работать с бюджетированием, то относительная эффективность MS Excel в сравнении со специализированных программными продуктами бюджетирования запросто может перевесить минусы использования MS Excel в качестве платформы платежного календаря. Поэтому, рассматриваемый в настоящей статье пример сразу содержит в себе элементы бюджетирования, а именно лимитирование платежей (без этого не вижу практического смысла в использовании MS Excel для организации платежного календаря). Если у Вас есть в MS Excel система бюджетов, то настроив достаточно простыми формулами из нее трансляцию лимитов платежей в платежный календарь Вы получите дешевый, простой и эффективный инструмент бюджетирования. Теперь, прояснив плюсы и минусы платежного календаря MS Excel, Вы сможете самостоятельно решить, использовать ли MS Excel для платежного календаря или нет.

Хочу также предупредить - целью статьи не является описание процесса разработки готового платежного календаря, который можно взять и начать использовать, ведь в таком случае статья была бы не нужна, достаточно было бы взять прилагаемый файл. Да и это уже была бы не статья, а книга. Поэтому, цель статьи - показать методику и принципы создания платежного календаря, с учетом практических нюансов настройки таблиц и формул в MS Excel. В рассматриваемом примере допущено несколько упрощений, с тем, что бы Вы смогли легче и быстрее понять пример, но обещаю, если у Вас есть минимальные знания MS Excel и некоторое время для внимательного изучения, то Вы сможете настроить под себя приведенный пример и он будет работать.

Концепция настройки платежного календаря в MS Excel

Концепция следующая:

1) Создаем на отдельных листах книги MS Excel ключевые классификаторы (статьи движения денежных средств и ЦФО, для рабочего примера еще могут понадобится например контрагенты, организации, банковские счета/кассы);

2) Задаем соответствия между статьями ДДС и ЦФО;

3) Создаем лист с бюджетом движения денежных средств (БДДС);

4) Создаем лист с реестром платежей (этот лист и будет основным рабочим местом);

5) Создаем лист с реестром увеличения лимитов (для сверхбюджетных заявок на расход денежных средств);

6) Создаем лист с таблицей данных, которая будет собирать все необходимые для платежного календаря данные;

7) Создаем сводную таблицу «Платежный календарь» - это, собственно, и есть Ваша цель;

8) Для целостной системы еще хорошо создать отчет, показывающий выполнение бюджета движения денежных средств, не обязательно - но рекомендую.

Добавлю так же, что можно дополнительно настроить выгрузку платежных поручений в 1С, и загрузку из 1С факта об оплатах и остатках на счетах/кассах. Кроме того, можно настроить обмен справочников с 1С, особенно таких больших как контрагенты. Процесс творческий - но при избытке времени и ресурсов главное не увлекаться процессом отшлифовки, ведь MS Excel обладает все-таки массой недостатков, и свою творческую энергию, возможно, лучше в таком случае направить на перевод платежного календаря в нормальную базу данных.

Создаем классификаторы

На каждый классификатор создаем отдельный лист, в нашем случае это листы «Классификатор ЦФО» и «Классификатор статей ДДС».

Со справочником статей ДДС есть другой нюанс - во многих случаях полная версия классификатора не нужна, по полной версией понимается наличие групп и доходных статей. Иногда нужен просто список статей ДДС по выплатам. Для этих целей заведите еще дополнительный лист «СтатьиДДС_Выплаты»

Полная же версия справочника статей ДДС пускай «обитает» на листе «Классификатор статей ДДС». После заполнения выплатных статей создайте именованный диапозон-список (вкладка «формулы»-«Присвоить имя»).

Значения в диапазон СтатьиДДС_Выплаты можно указывать ссылками с полного классификатора статей ДДС.

Важный шаг - это привязка с ЦФО статей ДДС. Кроме того, что это правильный шаг с точки зрения методологии управления предприятием посредством бюджетов, это еще значительно облегчит ввод данных по платежам и позволит сократить количество ошибок. Технически данная возможность организуется достаточно просто - на отдельном листе создается таблица, колонки которой именуются наименованиями ЦФО, а в строках вводятся соответствующие ЦФО статьи ДДС.

После этого ранее уже показанным способом (через присвоения имени диапазону) на каждое ЦФО создается свой именованный список.

Кроме перечисленных классификторов необходио создать также список периодов планирования, который будет служить разделителем бюджетных периодов. В частности этот список пригодится при вводе бюджета движения денежных средств, при увеличении лимитов и при добавлении заявок на расходование денежных средств.

Управление бюджетом (лимитами)

Для того, что бы контролировать текущие платежи на соответствие бюджету понадобятся две таблицы - «Бюджет ДДС» и «Увеличение лимитов». Создадим одноименные листы и разместим на них эти таблицы.

Для того, что бы ЦФО и периоды планирования не нужно было бы каждый раз впечатывать, можно добавить функционал выбора значений из списка. Покажем это на примере колонки «ЦФО» - выделяете заведомо большой диапазон ЦФО (для учебного примера достаточно и 20 строк, для рабочего примера нужно предусмотреть как минимум тысяч десять строк). После того как выделите диапазон на вкладке «Данные» в блоке кнопок «Работа с данными» нажмите на кнопку «Проверка данных», в открывшемся диалоговом окне в поле «Тип данных» выберите «Список», а в поле «Источник» впишите знак равно и наименование поименованного списка, в нашем примере это будет выглядеть так: =ЦФО.

После указанных манипуляций поле ЦФО будет заполнятся выбором из списка, что, несомненно, очень удобно.

Аналогичным образом следует настроить выбор в колонке «Период планирования»

Однако со статьями ДДС все немного сложнее. Выбор из полного списка неуместен, и тут нам пригодится возможность выбора значений из подчиненного списка.

Указав с поле источник не название списка, а функцию ДВССЫЛ(), возвращающую список по наименованию, мы сможем выводить для выбора только те статьи, которые относятся к данному ЦФО!

Если Вы хотите контролировать платежи на их соответствие бюджету (лимитирование платежей) - то перед Вами неизбежно встанет задача отражения факта увеличения лимитов. Для этих целей на листе «Увеличение лимитов» создайте таблицу, в которой будут поля регистрации (номер и дата), а также содержательные поля (ЦФО, Статья ДДС, Период планирования и сумма). Кроме того можно добавить произвольные поря, такие как «Причина увеличения лимита». Настройка выбора ЦФО, Периода планирования и Статей ДДС производится аналогично тому, как это мы сделали при разработке таблицы Бюджета ДДС.

Реестр платежей

Реестр платежей представляет собой таблицу, в которой следует регистрировать планируемые, осуществленные и аннулированные платежи. При наличии лимитирования платежей Вы сможете увидеть остатки по бюджету, а также настроить фильтр который предоставит Вам инструмент утверждения платежей на конкретную дату.

Вам следует наиболее ответственно подойти к дизайну (удобству) именно этой таблицы, т.к. с ней предстоит работать каждый день. Для того, что бы хотя бы немного продемонстрировать возможности MS Excel в части удобства интерфейса в пример включен макрос, помогающий упростить выбор дат, ниже функционал макроса будет показан в действии, но сам текст кода Вы сможете посмотреть в примере, в статье подробно на этом останавливаться не имеет смысла - тем более, что даты легко можно вводить вручную.

В целях регистрации операций создайте колонки «Номер заявки», «Дата заявки», «Номер платежки» и «Фактическая дата оплаты». С точки зрения лимитирования платежей (бюджетирования) ключевыми колонками являются «ЦФО», «Статья ДДС», «Период планирования» и, конечно же, «Сумма». Колонка «Остаток бюджета если оплатим» должна быть расчетной - т.е. считаться автоматически для информирования пользователя о текущем состоянии бюджета. Колонка «Желаемая дата оплаты» необходима для удобства утверждения платежей (в рабочем варианте целесообразно добавить еще колонку «Крайний срок оплаты»). Для регистрации факта утверждения платежа добавьте колонки «Утверждена» и «Планируемая дата оплаты». Отфильтровав таблицу по параметрам «Оплачена»=ЛОЖЬ, «Утверждена»=ИСТИНА Вы получаете таблицу, в которой изменением планируемой даты оплаты можно сформировать платежный календарь. Добавив фильтр «Планируемая дата оплаты» = текущая дата Вы получите список платежей на сегодняшний день.

Обсудим технические аспекты. Макросами, как уже говорилось выше, можно упростить ввод дат, реализовав возможность их выбора из календаря двойным щелчком по ячейке.

ЦФО и Периоды планирования настройте выбором из одноименных диапазонов, выбор статей ДДС настройте из подчиненных списков точно так же, как это было показано в разделе, посвященном БДДС. Наверное наиболее сложным моментом является расчет остатков по бюджету после заявки. Для этого следует воспользоваться отличной функцией СУММЕСЛИМН().

Формула должна «вытащить» по связке ЦФО-СтатьяДДС-ПериодПланирования бюджет ДДС (основной лимит с листа «Бюджет ДДС»), добавить к нему дополнительный лимит с листа «Увеличение лимитов» и отнять все ранее утвержденные суммы в таблице «Реестр платежей» по данным ЦФО-Статье ДДС-Периоду планирования, включая и текущую строку. Как именно пользоваться данной формулой можно почитать в «хелпе» MS Excel - там все вполне понятно расписано.

Платежный календарь

Платежный календарь подразумевает график поступлений денежных средств, выплат, и остатков по периодам (обычно дням). В MS Excel для графического представления платежного календаря идеально подходит инструмент «сводная таблица», ниже приведен пример того, что мы должны получить «на выходе».

Однако для того, что бы сводная таблица могла быть сформирована, следует подготовить таблицу с данными. В нашем случае для этих целей понадобится четырехмерная таблица данных и ресурсом «Сумма». Измерения следующие:

Дата - по этой дате будут группироваться колонки

Вид - возможно четыре значения - начальный остаток, приход, расход и конечный остаток.

Показатель - для вида «Расход» это статья ДДС, для других видов показатель дублирует сам вид (начальный остаток, приход и конечный остаток).

Контрагент - сюда будут выводится контрагенты по планируемым расходам.

Предлагаемый пример предполагает, что начальный входящий остаток и планируемые приходы пользователем будут вносится вручную (поля выделены желтым). Остальные поля будут расчетными. Перед началом конструирования таблицы определитесь на какой временный горизонт планирования денежных потоков в разрезе дней Вы будете опираться. Мной было выбрано 9 календарных дней. Первые строки, соответствующие горизонту планирования, должны быть фиксируемыми. На каждый день я создаю три строчки, с начальным остатком, приходом и конечным остатком, далее такие же строчки на следующую дату и так вплоть до окончания горизонта планирования.

Расходную часть разместите под фиксированными блоками. Эти данные будут динамически меняться в зависимости от того, что Вы внесли в таблицу «Реестр платежей».

Теперь немного о формулах. Первые две строки, относящиеся к первому дню планирования, заполняются вручную. Это начальный остаток и планируемый приход. В рабочем варианте входящий остаток целесообразно настроить так, что бы он рассчитывался исходя из реальных кассовых остатков, с учетом денег в пути (подойдет таблица, периодически подгружаемая из той же 1С). Поле приход содержит прогнозируемую сумму денежных средств, поступление которых Вы ожидаете на первую дату. По приходу то же самое касается и остальных фиксированных строк - вопрос о том, что ставить в прогнозируемый приход решается для каждого предприятия отдельно. Специфика розничных сетей позволяет составить календарные профили прогнозируемых поступлений, у проектных организаций график поступлений составляется индивидуально по каждому акту/этапу и т.д.

Все фиксированные даты горизонта планирования, начиная со второй, должны содержать формулы расчета начального и конечного остатка. Здесь так же придется воспользоваться функцией СУММЕСЛИМН().

Принцип формулы расчета конечного остатка простой - берем начальный остаток рассчитываемой даты (равен конечному остатку предыдущего дня), добавляем прогнозируемый приход и отнимаем все суммы расхода, которые функцией СУММЕСЛИМН() отобраны по текущей дате в блоке содержащем расходную часть.

Как пользоваться разработанным платежным календарем.

Вы, работая с реестром платежей, обозначаете планируемые даты оплат. В таблице данных платежного календаря вносите планируемый остаток денежных средств и прогнозируемые поступления. После этого переходите на лист «ПК» и щелкаете «Обновить» на сводной таблице «Платежный календарь». После этого Вы в наглядном виде получаете платежный календарь.

Допустим Вас не устраивает текущий график, например Вы хотите избежать кассового разрыва 16 октября - переходите в таблицу «Реестр платежей», меняете планируемую дату оплаты заявки (которая на 600 тыс.руб.) допустим на 18 октября.

Снова обновляете сводную таблицу с платежным календарем и она перемещает оплату 600 тыс.руб. на 18.10 и пересчитывает начальные и конечные остатки денежных средств!

Все просто и эффективно!

Чтобы предприятие вовремя могло выполнять взятые на себя финансовые обязательства, следует избегать кассовых разрывов - недостатка денежных средств, необходимых для финансирования очередных расходов. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь», который не только помогает бороться с кассовыми разрывами, но и способствует оперативному управлению финансовыми потоками. В календаре могут отражаться сведения о поступлениях от покупателей и о запланированных оплатах поставщикам; о платежах в бюджет; о просроченных платежах; о денежных средствах, находящихся в пути между банком и кассой (например, при инкассации), и планируемых к поступлению по договорам эквайринга. Новая функциональность особенно полезна для малых и средних компаний, у которых отсутствует финансовый отдел или в штате нет финансового менеджера.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени:

1. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь» - функционал, помогающий бороться с кассовыми разрывами и способствующий оперативному управлению финансовыми потоками.

2. Доступ к Платежному календарю Руководителю в группе Планирование .

3. Платежный календарь

4. Отчет Платежный календарь в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций): оплата от покупателей, прочие поступления, налоги и взносы, платежи поставщикам, зарплата, периодические платежи.

Новый функционал по планированию финансовых потоков

Для стабильной работы предприятия необходимо своевременное осуществление всех запланированных платежей контрагентам. Для этого на момент выполнения платежа в кассе или на расчетных счетах организации в банке должно быть достаточно средств. Ситуация, когда денежных средств временно не хватает, называется кассовым разрывом. В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 для предотвращения кассовых разрывов предусмотрена новая функциональная возможность - Платежный календарь (см. рис. 1).

Рис. 1. Форма платежного календаря

Доступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование . В настройках командной панели указывается организация, для которой формируются сведения о планируемых платежах, и период составления прогноза, включая текущую дату. Платежный календарь - это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня.

Отрицательные значения на конец дня обозначают кассовые разрывы. Они выделяются в отчете красным цветом. Для исключения кассовых разрывов необходимо следить, чтобы сумма платежей не превышала сумму поступлений с учетом остатка на начало дня. Используя Платежный календарь , бухгалтер видит, где намечается недостаток средств, и может вовремя принять меры для его устранения.

Разделы Платежного календаря

Отчет Платежный календарь в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций):

Оплата от покупателей;
Прочие поступления;
Налоги и взносы;
Платежи поставщикам;
Зарплата;
Периодические платежи.

Рассмотрим, какая информация отображается в каждом из разделов.

Оплата от покупателей

В разделе Оплата от покупателей отображаются платежи, запланированные согласно документам учетной системы Счет покупателю, Реализация (акты, накладные), Оказание производственных услуг, Передача ОС, Передача НМА .

Напоминаем, что возможность указывать сроки уплаты в этих документах устанавливается в настройках функциональности. Для того чтобы пользователь мог отслеживать сроки ожидаемых оплат от покупателей, в разделе Главное -> Функциональность на закладке Расчеты необходимо установить флаг Планирование платежей от покупателей .

Информацию о просроченных платежах можно получить, если перейти по соответствующей гиперссылке в форму помощника Ожидаемая оплата от покупателей (рис. 2).

Рис. 2. Помощник «Ожидаемая оплата от покупателей»

В форме помощника можно изменить срок оплаты одного или нескольких документов, предварительно выделив их курсором. По кнопке Изменить срок оплаты открывается форма ввода нового срока оплаты. Также срок оплаты документа можно изменить непосредственно в колонке Срок оплаты . Выделив строки в списке, можно отправить электронное письмо контрагенту с напоминанием об оплате. Письмо сформируется автоматически по кнопке Напомнить .

Прочие поступления

В разделе Прочие поступления отображается информация о денежных средствах, внесенных в кассу кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению (остатки по счету 57.01 «Переводы в пути»). Также в разделе отображается планируемое поступление денежных средств по договорам эквайринга (остатки по счету 57.03 «Продажи по платежным картам»).

Налоги и взносы

В разделе Налоги и взносы отображаются задачи по уплате платежей в бюджет (налоги, сборы, страховые взносы). Суммы налогов, сборов и взносов к уплате рассчитываются по данным информационной базы - это либо начисленные суммы налогов, либо данные из подготовленных деклараций или отчетов. Если по платежу не было возможности определить сумму (например, нет ни декларации, ни начислений), то в поле вместо суммы отображается прочерк.

Для платежей в бюджет доступны действия, аналогичные соответствующим задачам в Списке задач . По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие - например, Оплатить или Свериться с ФНС . В случае, когда сумма платежа не определена, программа «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 подскажет, какое действие нужно выполнить - например, подготовить декларацию по соответствующему налогу.

Платежи поставщикам

В разделе Платежи поставщикам отображаются платежи, запланированные согласно документам Счет от поставщика, Поступление (акты, накладные), Поступление доп. расходов, Поступление НМА . По клику на ячейку открывается документ, на основании которого запланирован платеж. Для того чтобы пользователю была доступна возможность указывать сроки оплаты в документах поставщика, необходимо в настройках функциональности программы на закладке Расчеты установить флаг Планирование платежей поставщикам .

Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке. При нажатии на нее открывается форма помощника Оплата поставщикам , с помощью которого можно автоматически сформировать список платежных поручений на оплату поставщикам. Для этого нужно отметить флагом строки, по которым нужно сформировать платежные поручения. Платежные документы формируются автоматически по кнопке Создать платежные поручения .

Зарплата

В раздел Зарплата включены платежи по выплате сотрудникам заработной платы. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие, например Выплатить или Свериться с ФНС по НДФЛ (рис. 3).

Рис. 3. Разделы «Налоги и взносы» и «Зарплата»

Периодические платежи

В разделе Периодические платежи отображается информация о регулярных платежах - например, за коммунальные услуги, связь, аренду, интернет и др. Дату напоминания об очередном платеже и регулярность напоминаний можно установить в форме платежного поручения по гиперссылке Повторять платеж ? Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке.

В форме Платежного календаря можно скорректировать планы по приходу/расходу денег с помощью команды Перенести на другой день . Для этого нужно выделить область, содержащую информацию о платеже. Также команда доступна в контекстном меню ячейки платежа. Перенос доступен только для платежей поставщикам и для оплаты от покупателей.

В простом и наглядном виде Платежный календарь представляет информацию о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами и способствует оперативному принятию мер по недопущению этой ситуации. Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств организации, в котором кассовые разрывы отсутствуют.

В ролике демонстрируется, как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) пользоваться функционалом «Платежный календарь», чтобы спланировать и упорядочить движение денежных средств компании и избежать кассовых разрывов.

Данная статья содержит информацию о том, как экономическая служба производственной компании может обеспечить оперативное планирование поступления и расхода денежных средств, перераспределение денежных потоков при кассовых разрывах.

ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬ КОМПАНИИ

Платежный календарь любой компании является краткосрочным планом движения денежных потоков, служит оперативным инструментом управления денежными средствами. Поэтому некоторые руководители финансово-экономических служб ошибочно считают оперативный платежный календарь детализированной версией бюджета движения денежных средств (БДДС).

Действительно, по своей структуре платежный календарь соответствует БДДС. В нем тоже отражаются остатки денежных средств на начало и конец планируемого периода, их поступление и расход за период. На этом сходство заканчивается, поскольку вся работа с платежным календарем строится по другим принципам.

БДДС формируют по данным бюджета доходов и расходов, бюджета закупок, бюджета займов и кредитов, бюджета инвестиций и прогнозируют на период от месяца до нескольких лет. П латежный календарь составляют на основе документов по приходу и расходу денежных средств , для него максимальным горизонтом планирования является месяц.

Плановые показатели бюджета движения денежных средств в отчетном периоде не меняются, по завершении периода их сопоставляют с фактическими значениями денежного потока компании (план-фактный анализ бюджета). Платежный календарь планируют и корректируют ежедневно , поэтому его невозможно анализировать на предмет соответствия фактических денежных потоков прогнозируемым значениям.

Для целей формирования БДДС не нужна детализация движения денег в разрезе расчетных счетов или касс предприятия, а для платежного календаря как инструмента оперативного управления денежными потоками такая информация жизненно необходима.

Расходы денежных средств в БДДС показывают только в общих суммах по статьям бюджета и не учитывают их важность для бизнеса компании. При формировании расходной части платежного календаря принимают во внимание критичность неоплаты в запланированный срок того или иного вида расхода, чтобы не допустить перебоев в обеспечении бизнес-процессов, генерирующих доходы компании.

Для успешной работы с платежным календарем нужно следовать определенным правилам , которые касаются формирования этого документа и корректировки прогнозных показателей. В чем состоят эти правила и как экономическая служба может обеспечить корректность и актуальность оперативного платежного календаря на каждый день работы компании, рассмотрим далее.

Чтобы оперативный платежный календарь был максимально эффективным, руководитель финансово-экономической службы должен придерживаться в работе с ним следующих принципов :

планирование денежных потоков (приход и расход средств) производят на основании первичных документов, а не прогнозным методом;
денежные потоки планируют в аналитике расчетных счетов и касс компании;
при формировании расходной части платежного календаря учитывают приоритетность направлений расхода денежных средств;
платежный календарь составляют в ежедневной аналитике денежных потоков и ежедневно корректируют на основании факта прихода и расхода денег.

Исходя из указанных принципов, рассмотрим методику организации эффективного оперативного платежного календаря.

ОПЕРАТИВНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ПОСТУПЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

В оперативном платежном календаре поступление денежных средств планируют по первичным документам реализации товаров (работ, услуг) и договорным условиям оплаты (предоплата, оплата по факту или на условиях отсрочки платежа). Для создания плана поступления денежных средств от будущей реализации товаров (работ, услуг) используют заявки покупателей .

У компании могут быть непрофильные поступления денежных средств, например от сдачи имущества в аренду. В таком случае нужно предусмотреть в платежном календаре поступление доходов в соответствии с договорными условиями оплаты аренды.

Основанием для формирования прогнозов поступления денежных средств являются также кредитные договоры или графики получения займов и кредитов (приложения к кредитным договорам). В любом случае планы поступления денежных средств должны содержать следующие реквизиты :

основание платежа;
наименование плательщика;
сумма поступления;
прогнозная дата прихода денежных средств.

Возьмем, к примеру, компанию «Альфа», которая производит и реализует хозяйственные товары. Экономическая служба компании отвечает за еженедельное формирование оперативного платежного календаря, с помощью которого осуществляют текущее управление денежными потоками, производят платежи контрагентам.

Чтобы сформировать приходную часть календаря на неделю с 12 по 16 марта 2018 г ., сотрудник, отвечающий за работу с платежным календарем, должен выполнить следующие операции:

составить реестр поступлений денежных средств за реализованную ранее продукцию, платежи по которой должны поступить от покупателей в указанную неделю;
построить прогноз поступлений денежных средств в указанную неделю за продукцию, на поставку которой имеются заявки от покупателей;
запланировать поступления денежных средств от арендаторов имущества компании, которые должны поступить в указанную неделю согласно договорам аренды;
запланировать поступления денежных средств в указанную неделю согласно кредитным договорам компании с банками;
распределить на указанную неделю поступления денежных средств, которые были запланированы в платежном календаре на текущую неделю (с 5 по 9 марта), но не поступили на счета или в кассу компании.

По первым четырем пунктам сведения собирают в сводный реестр поступлений денежных средств (табл. 1).

Сразу обратим внимание, что необходимо контролировать сроки поступления денежных средств по заявкам покупателей . Так, оплата за продукцию по двум последним заявкам (выделены в табл. 1 зеленым цветом) не поступит на планируемой неделе, поэтому должна быть отражена в платежном календаре следующей недели.

Также нужно включить в поступление денежных средств на неделе с 12 по 16 марта те суммы, которые должны были прийти на текущей неделе, но по каким-либо причинам не поступили:

1) платеж за поставку продукции от Покупателя 3 на сумму в 500 тыс . руб . — по плану должен был прийти на расчетный счет компании 07.03.2018;

2) платеж за поставку продукции от Покупателя 5 на сумму в 250 тыс . руб . — должен был поступить в компанию в конце февраля 2018 г.

Первую сумму включаем в план поступлений денежных средств платежного календаря на неделю с 12 по 16 марта, поскольку у компании есть гарантийное письмо от покупателя, согласно которому платеж поступит не позднее 15.03.2018.

Вторую сумму в платежном календаре этой недели учитывать не будем, так как нет документов, свидетельствующих о вероятности поступления этих денег. Перенесем данный платеж в план поступлений последующих периодов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Следует включать в платежный календарь только те суммы поступлений, по которым есть документальное подтверждение. На их основе планируют различные оплаты, и если эти деньги не поступят, то и оплаты произведены не будут, что негативно скажется на имидже и бизнесе компании.

На основе произведенных действий формируем приходную часть оперативного платежного календаря на неделю с 12 по 16 марта 2018 г. (табл. 2).

ОПЕРАТИВНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ РАСХОДА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Расход денежных средств формируют в платежном календаре на основании заявок, в которых указывают все необходимые реквизиты:

назначение платежа;
основание платежа;
получатель платежа;
сумма платежа;
статья движения денежных средств;
планируемая дата расхода денежных средств.

Чтобы сформировать расходную часть оперативного платежного календаря, нужно выполнить следующую работу:

составить реестр заявок на расход денежных средств по операционной (текущей), финансовой и инвестиционной деятельности компании;
распределить на планируемый период заявки, которые не были оплачены (закрыты) в предыдущих периодах.

Заявки на расход денежных средств поступают от ответственных за их оформление сотрудников подразделений (ЦФО) компании. Они должны быть завизированы руководителями этих подразделений (владельцами бюджетов ЦФО).

Сотрудник экономической службы, отвечающий за формирование платежного календаря, проверяет поступающие заявки на соответствие бюджетам ЦФО и на наличие необходимых реквизитов, а затем включает их в сводный реестр заявок компании . Реестр компании «Альфа» на неделю с 12 по 16 марта 2018 г. приведен в табл. 3.

Каждая компания периодически испытывает нехватку оборотных денежных средств, поэтому в реестре заявок целесообразно указывать критичность неоплаты каждой из них , присваивая группу очередности платежа . Если на какой-либо день платежного календаря у компании не будет хватать денег для оплаты всех заявок, то оплата будет производиться в порядке приоритетности этих групп (начиная с первой).

Дополнительно к данному реестру нужно включить в платежный календарь на неделю с 12 по 16 марта заявки на расход , которые не были оплачены на предыдущей неделе из-за нехватки денег :

заявка на оплату поставки канцтоваров на сумму 250 тыс. руб. (статья ДДС «Оплата хозяйственных нужд» с четвертой группой очередности платежа);
заявка на оплату наемного транспорта на сумму 250 тыс. руб. (статья ДДС «Оплата транспортных услуг» с третьей группой очередности платежа);
заявка на оплату сырья на сумму 1 300 000 руб. (статья ДДС «Оплата сырья» со второй группой очередности платежа).

На основании собранного реестра заявок и данных о неоплаченных заявках прошлого периода формируем расходную часть оперативного платежного календаря компании «Альфа» на неделю с 12 по 16 марта 2018 г. (табл. 4).

Итоговые суммы плана расхода денежных средств на неделю с 12 по 16 марта больше, чем прогноз их поступлений. Это свидетельствует об отрицательном сальдо денежных потоков на данную неделю и неспособности компании произвести все запланированные выплаты.

На следующем этапе можно подготовить предварительный платежный календарь, чтобы выявить кассовые разрывы в каждом из дней планируемого периода и перераспределить денежные потоки.

ОПЕРАТИВНАЯ РАБОТА С РАСПРЕДЕЛЕНИЕМ ДЕНЕЖНЫХ ПОТОКОВ

Как было отмечено выше, главное предназначение оперативного платежного календаря — ежедневное управление платежами компании, которое предполагает ежедневную корректировку планов прихода и расхода денег. Поэтому сначала нужно сформировать предварительный платежный календарь (на основе реестров поступлений денежных средств и перечня заявок на их расход) и определить, в какие дни планируемого периода у компании не хватает денег для запланированного погашения заявок.

В примере с компанией «Альфа» предварительный платежный календарь выглядит следующим образом (табл. 5).

Из предварительного платежного календаря видно, что у компании «Альфа» есть деньги только для погашения заявок за первые два дня недели, а в период со среды по пятницу наблюдаются кассовые разрывы и нужно перераспределить денежные потоки .

Замечания

Перераспределение денежных потоков должен утвердить руководитель экономической службы, а производит его ответственный за работу с платежным календарем.
На крупных предприятиях, где заявки на расход денежных средств инициируют многие подразделения (ЦФО) и ежедневные платежи проводят в размере нескольких миллионов рублей, создают специальные комиссии для распределения расхода денежных средств, если у компании нет возможности закрыть все заявки.
В состав такой комиссии обычно входят все руководители ЦФО. Они устанавливают окончательно состав платежей, которые будут фактически произведены в этот период.

Рассмотрим, какие изменения в суммах и сроках заявок на расход денежных средств можно произвести для устранения кассовых разрывов в предварительном варианте платежного календаря:

заявку на расход денежных средств по статье «Оплата коммунальных услуг » в размере 1 млн руб. разобьем на два платежа по 500 тыс. руб. Первую часть оставим к оплате на 14 марта, вторую перенесем на пятницу 16 марта, потому что на четверг планируется выплата зарплаты, приоритетность которой выше;
заявку на оплату транспортных услуг в размере 700 тыс. руб. также разбиваем на две части, одну из которых в сумме 100 тыс. руб. переносим со среды на четверг 15 марта, а вторую в сумме 600 тыс. руб. планируем на пятницу 16 марта;
заявку на покупку основных средств в сумме 700 тыс. руб. по согласованию с руководителем компании переносим с четверга 15 марта на следующую неделю и исключаем из платежного календаря за период с 12 по 16 марта;
заявку на оплату охраны в размере 250 тыс. руб. делим пополам. Первую часть оставляем к оплате в пятницу, вторую переносим на следующую неделю;
заявку на закупку спецодежды в сумме 200 тыс. руб. также делим на две равные части. Первую оставляем к платежу на пятницу, вторую переносим на следующую неделю.

В результате указанных изменений в платежном календаре нам удалось ликвидировать все кассовые разрывы и обеспечить баланс прихода и расхода денежных средств компании «Альфа» в период с 12 по 16 марта 2018 г. (табл. 6).

На этом работа с оперативным платежным календарем не заканчивается, так как по разным причинам фактический приход денежных средств может не совпадать с запланированным (как и расход). Каждое утро сотрудник экономической службы, отвечающий за корректность платежного календаря, обновляет его с учетом фактического остатка денег на начало дня и имеющихся в календаре неоплаченных заявок на расход денежных средств.

После утверждения платежного календаря руководителем экономической службы его расходная часть служит основанием для формирования реестра платежей и проведения бухгалтерией оплаты заявок через систему «Банк-Клиент». В случае успешного совершения платежа соответствующая заявка на расход денежных средств помечается как закрытая.

Оперативный платежный календарь — эффективный инструмент текущего управления денежными потоками и платежами компании.
Работу с платежным календарем необходимо регламентировать внутренними документами. Это нужно, чтобы все сотрудники понимали свои обязанности и сферу ответственности в процессе управления денежными потоками компании.

Нестеров А.К. Платежный календарь // Энциклопедия Нестеровых

Платежный календарь детализирует на определенный период текущий финансовый план и представляет информацию о движении денежных средств организации.

Составление платежного календаря

В целях повышения эффективности внутренней финансовой дисциплины платежный календарь используется в табличной форме, в нем содержаться все поступления и платежи предприятия за период. Период определяется внутренней политикой предприятия в зависимости от поставленных задач. Возможные периоды: 1 год, 6 месяцев, 3 месяца.

Годовой период применяется в тех случаях, когда полугодовая детализация не представляется необходимой по причине относительно небольшого количества хозяйственных операций. Трехмесячный период более подходит для целевых проектов и краткосрочных программ. Наиболее распространенной практикой в современных условиях является применение полугодовой детализации.

Платежный календарь составляется на заданный период с разбивкой данных по месяцам. В качестве исходных данных используются внутренние графики оплаты договоров, в которых отражены сроки платежей, а также графики периодических выплат.

Платежный календарь должен составляться таким образом, чтобы сумма поступлений не была меньше ожидаемых расходов. Общее правило при этом соблюдается следующее: Если поступления превышают платежи, показывается остаток денег, что означает платежеспособность компании, в противном случае организация не сможет рассчитаться по своим обязательствам.

По своей природе, платежный календарь является основным инструментом бюджетирования расходов предприятия. Рассмотрим общий порядок составления платежного календаря. В первую очередь, в календарь, заносятся все регулярные выплаты и поступления: расчеты по кредитам, уплата авансов, регулярные расчеты с контрагентами. Остальные планируемые платежи распределяются с учетом планируемых поступлений. В рамках этого в организации используется простая форма заявки на нерегулярные платежи. Подобные заявки подписывают руководители подразделений предприятие, после чего передают их в финансовый отдел. Финансовый отдел согласовывает все заявки на платежи таким образом, чтобы перед компанией не встал объем платежей больший, чем предприятие может заплатить в конкретном месяце.

Таким способом не допускается нарушение баланса доходов и расходов: если сумма платежей по заявкам не превышает поступлений, то суммы включаются в платежный календарь; если нет, то заявки передаются на утверждение начальнику финансового отдела, который принимает решение, будет ли проводиться данный платеж или нет. При необходимости финансовый отдел может запрашивать документальное обоснование необходимости проведения платежа, если он относится к незапланированным заявкам или проводится сверх установленного лимита расходов.

Таким образом, общий порядок составления платежного календаря сводится к следующим операциям:

составляется проект платежного календаря,
проводится сравнение планируемых расходов и поступлений,
в случае выявления несоответствий платежный календарь оптимизируется для соблюдения принципа превышения поступлений над расходами.

Пример проекта платежного календаря

Пример проекта платежного календаря на полугодовой период представлен в таблице

Пример проекта платежного календаря

Наименование статей			сентябрь



Проценты по кредитам
Расходы на оплату труда

Погашение кредита

Итого платежей
ПОСТУПЛЕНИЯ
За реализованную продукцию
Возврат денег с депозитов
Ссуды полученные

Итого поступлений

По итогам сопоставления сумм поступлений и расходований денежных средств превышение платежей над поступлениями должно иметь отрицательные значения на протяжении всего периода, а превышение поступлений над платежами – положительные. Чаще всего, за период в целом предприятие сохраняет свою платежеспособность, но в отдельные месяцы оно не в состоянии рассчитаться по своим обязательствам, а несбалансированность платежного календаря вызывается превышением сумм возможных расходов. Именно такую ситуацию иллюстрирует пример платежного календаря.

Проект платежного календаря, являясь первоначальным вариантом документа, довольно часто оказывается несбалансирован.

Основной проблемой является отсутствие сбалансированного соотношения между поступлениями от реализуемых партий продукции и сроками оплаты по счетам от поставщиков. Для ликвидации данного дисбаланса проводится работа по оптимизации платежного календаря предприятия.

На практике наиболее распространенным случаем является ситуация, когда темпы поставок, опережая темп объемов реализации, приводят к росту суммы расходов, которая превышает сумму поступлений от основной деятельности компании.

В общем случае поддержание финансовой дисциплины сводится к пересмотру платежного календаря, чтобы исключить из него даты, в которых расходы превышают поступления. Причина заключается в том, что нужно планировать и некоторые обстоятельства, например, нельзя полностью полагаться на своевременность оплаты счетов контрагентами компании, поскольку может возникнуть неудовлетворительное положение, а на расчетном счете компании на начало месяца не окажется нужной суммы.

Оптимизация платежного календаря

Оптимизация платежного календаря опирается на несколько основных приемов:

заложить часть расходов в бюджете на более поздний период;
разделить крупный платеж на несколько частей, чтобы распределить его между несколькими периодами;
добиться льготных условий поставок, например, воспользоваться коммерческим кредитом;
расчет с помощью альтернативных способов, например, товарным векселем;
конвертация платежных средств, например, продажа векселя позволяет получить денежные средства на расчетный счет для погашения платежей;
провести дополнительное краткосрочное банковское кредитование компании, при этом, однако, следует учесть увеличение выплат по процентам и погашение кредита в будущих периодах.

Рассматривая указанные способы, к которым предприятия прибегают в практике хозяйственной деятельности, следует отметить, что наименее болезненны для компании первые три приема, так как они не ведут к увеличению объемов платежей и вызывают рост расходов компании. Четвертый и пятый прием связаны в первую очередь с организационными сложностями, поэтому они менее привлекательны при оптимизации платежного календаря. Наконец, краткосрочное банковское кредитование ведет к росту расходов компании и является нежелательным для предприятия, ведущего успешную хозяйственную деятельность. Поэтому прибегать к последнему приему следует только в самых крайних случаях.

Рассматривая приведенный выше пример проекта платежного календаря, можно сделать вывод о необходимости его оптимизации, для чего воспользуемся первым приемом. Для этого следует перенести с июля, августа и октября на сентябрь и ноябрь часть платежей поставщикам. В результате проведенной оптимизации составим новый платежный календарь.

Пример оптимизированного проекта платежного календаря на полугодовой период представлен в таблице

Пример оптимизированного платежного календаря

Наименование статей			сентябрь

За материалы, топливо, электроэнергию, товары, услуги
Платежи в бюджет и социальные фонды
Проценты по кредитам
Расходы на оплату труда
Перечисление средств на депозиты
Погашение кредита

Итого платежей
ПОСТУПЛЕНИЯ
За реализованную продукцию
Возврат денег с депозитов
Ссуды полученные

Итого поступлений
Превышение платежей над поступлениями
Превышение поступлений над платежами

Если после оптимизации платежного календаря на протяжении всего периода превышение платежей над поступлениями имеет отрицательные значения, а превышение поступлений над платежами – положительные, это позволяет сделать вывод об удовлетворительном положении компании в плане эффективности хозяйственной деятельности. Такая ситуация означает, что в любой период предприятие сможет рассчитаться по своим обязательствам за счет поступлений от основного вида деятельности.

Управление расходами в рамках запланированного бюджета расходов в соответствии с платежным календарем должно осуществляться посредством ежедневного контроля финансовым отделом перечня и сумм планируемых на очередную дату расходов.

В случае если компания не имеет достаточно средств для оплаты всех счетов в определенный день, часть запланированных платежей следует переносить на другие дни. В соответствии с этим при необходимости должен пересчитываться и платежный календарь. В случае появления несоответствия в пересчитанном платежном календаре, он должен быть оптимизирован с помощью рассмотренных выше приемов.

В целях поддержания эффективности внутренней финансовой дисциплины рекомендуется также, чтобы окончательный вариант платежного календаря утверждался начальником финансового отдела с руководством предприятия.

Платежный календарь – это важный инструмент для эффективного управления денежными средствами предприятия. Чаще всего его формируют в Excel. Читайте, как составить платежный календарь и сохраняйте себе пример в Excel.

Финансовый директор, стремящийся к увеличению стоимости компании, не может оставить без внимания платежный календарь, поскольку это безрисковый способ заработать дополнительные средства, укрепить финансовую дисциплину и обнаружить проблемные зоны в структуре денежного оборота.

Зачем нужен платежный календарь

Платежный календарь в Excel – основной инструмент в системе оперативного финансового планирования. Он помогает решить, прежде всего, следующие важные задачи:

прогнозирование кассовых разрывов: позволяет снизить объем привлекаемых заемных средств или разработать меры по восстановлению требуемого уровня ликвидности без привлечения внешнего финансирования.
максимизация процентного дохода: получить дополнительные несколько процентов от размещения временно свободных денежных средств в краткосрочном депозите вместо начисления процента на остаток.
анализ платежной дисциплины покупателей / дебиторов: выявление ненадежных плательщиков с помощью регулярного мониторинга отложенных поступлений.

Как автоматизировать платежный календарь с помощью Excel

Скачайте Excel-модель, чтобы автоматизировать всю работу по ведению и наполнению платежного календаря, а также реестра платежей. Средним компаниям могут понадобиться небольшие корректировки, например изменение состава статей поступления и выбытия средств. Крупным предприятиям модель пригодится в качестве прототипа будущего модуля управления текущими платежами комплексной информационной системы.

Как составить платежный календарь в Excel. Пример

Перед тем, как сформировать платежный календарь, требуется сделать два ключевых шага для разработки структуры шаблона: определить формат ввода данных и разработать интерфейс для комфортного мониторинга. Для этого потребуется два рабочих листа.

Лист «База данных»

Чтобы свести к минимуму количество случайных ошибок (опечаток), следует фиксировать данные в виде отдельных операций с уникальным набором аналитик. Стандартный набор в целях ведения управленческого учета состоит из 10 аналитик:

движение денежных средств – поступление или оплата (см. также, );
дата операции;
сумма;
статья операции;

код статьи;
комментарий (пояснение/расшифровка в свободной форме);
контрагент;
раздел (крупный раздел учета, к которому относится операция);
проект;
центр финансовой ответственности (ЦФО) .

Заданный набор полей легко можно дополнить в случае необходимости (номер договора, НДС, счет, инициатор и другие).

Аналогичные операции добавляются элементарным копированием и незначительной корректировкой (дата, сумма, контрагент). Значения всех аналитик (за исключением полей «Сумма», «Комментарий») ограничиваются списками, чтобы избежать дублирования наименований. А в случае с наименованием «Статьи» и «Кода статьи», привязываются через функцию «ВПР». Таким образом, добавление новой операции отнимает всего несколько секунд. В шапке таблицы с наименованием аналитик устанавливаются фильтры, что позволяет выбрать несколько аналитик и сформировать требуемый массив данных (рис. 1).

Рисунок 1 . Пример базы данных для платежного календаря (кликните, чтобы увеличить)

Лист «Прогноз ликвидности»

Лист «База данных» при всей его универсальности с широким диапазоном информации является лишь отличным помощником в структуре календаря платежей, пример которого мы разбираем. Основная роль отведена графику прогноза ликвидности (рис. 2). Визуально это стандартный отчет о движении денежных средств, но с временным шагом в один день. Каждая операция из базы данных находит свое место в матрице прогноза ликвидности. Перенос данных осуществляется через формулу «СУММЕСЛИМН» с заданными параметрами по коду статьи и дате. Таким образом, любая новая операция автоматически отражается в графике, при этом исключена ситуация, когда данные не транслируются из-за ошибок ввода – в данной модели таких проблем нет, так как ключевые аналитики задаются через списки, а значит, любая операция найдет свое место на графике ликвидности.

Рисунок 2 . Пример составления прогноза ликвидности в платежном календаре

Горизонт и периодичность формирования платежного календаря в Excel

Предложенный образец платежного календаря в Excel может выходить за рамки привычного горизонта планирования в один месяц, поскольку порядок ввода позволяет идентифицировать любую операцию. Вполне допустимо осуществлять мониторинг вплоть до квартала, однако в этом случае существует значительная зависимость качества прогноза от принципов планирования, действующих на предприятии. В ситуации, когда у организации налажен процесс систематического обновления плановых данных на всех ЦФО, горизонт ликвидности длинною в квартал может быть качественным и полезным для принятия управленческих решений.

Периодичность формирования может различаться – в зависимости от назначения календаря платежей в системе финансового менеджмента компании, но при этом обновление данных должно проводиться не реже одного раза в неделю, в противном случае информативность и актуальность прогноза будет снижаться до уровня стандартного отчета об исполнении .

Как контролировать исправления в платежном календаре с помощью Excel

Если платежный календарь в Excel ведут несколько человек, отслеживать их правки поможет специальный журнал изменений. Благодаря ему вы сможете контролировать:

кто внес правки – имя пользователя (учетная запись);
что исправили – адрес измененной ячейки, лист;
как исправили – значение ячейки до изменения и после;
когда – дата и время правок.

Кроме того, журнал изменений можно скрыть от посторонних глаз.

Что учесть при формировании платежного календаря

Существенным недостатком платежного календаря считается невозможность (ограниченная возможность) многопользовательского доступа. К сожалению, сегодня не существует технического решения для устранения данной проблемы. Однако этот барьер успешно преодолевается за счет передачи полномочий по ведению календаря в руки опытному сотруднику планово-экономического отдела или казначейства. Плюсы такого подхода очевидны: наличие единственного пользователя системы снизит количество ошибок до минимального уровня, хотя и будет отнимать существенную долю рабочего времени.

В отличие от бюджетной кампании, когда каждый центр финансовой ответственности формирует свой план раз в год и ежеквартально корректирует, платежный календарь требует регулярного обновления – еженедельно или чаще). Формализованный сбор информации со всех ЦФО может быть затруднен, поэтому экономисты должны быть глубоко погружены в ситуацию с оборотом денежных средств по всем направлениям.

Поступления

Прогнозирование входящих денежных потоков от продаж, безусловно, самый сложный участок работы. При большом количестве мелких стабильных клиентов возможно применение простейшего метода оценки – средней арифметической, когда планируемый объем поступлений за несколько периодов делится на количество периодов. Данные можно актуализировать с помощью ряда косвенных факторов (сезонность, динамика отрасли / рынка, влияния текущей стадии жизненного цикла компании / стратегии). Точность планирования усложняется при наличии нескольких крупных клиентов. В данной ситуации следует воспользоваться методом экспертной оценки. Суть ее заключается в том, что по каждой сумме определяется вероятность ее получения в трех сценариях (консервативный, оптимистический, пессимистический) и затем выводится среднее взвешенное с учетом удельной доли каждого сценария.

Платежи

Определение даты многих платежей осуществляется без участия инициаторов оплаты. Полезно использовать эмпирические данные, особенно по известным и давним поставщикам. Кроме того, удачным дополнением будет регулярный мониторинг крайних сроков оплат по действующим контрактам (инициаторы платежей имеют устойчивую привычку указывать даты оплат раньше допустимого крайнего срока по договору). То же самое касается уплаты налогов. Хорошим приемом может стать практика оплаты некоторых счетов на несколько дней позже допустимого срока. Подобные мелкие хитрости зачастую остаются незамеченными со стороны контрагента, однако не стоит применять подобную тактику в отношении ключевых поставщиков.

Оценка качества планирования в платежном календаре

Измерение эффективности любого планового документа осуществляется посредством оценки качества прогнозирования. Платежный календарь не является исключением. установить предельный целевой показатель отклонения факта от плана в зависимости от специфики бизнеса, периодичности обновления отчета и горизонта планирования. В случае с платежным календарем в Excel, пример которого мы разобрали, следует отметить, что регулярное превышение нормы отклонения сведет полезность такого документа к минимуму, а значит компания не заработает несколько дополнительных процентов.

На практике часто бывает, что неточностью грешат один и те же ЦФО. Одним из вариантов борьбы со слабыми «планировщиками» может стать введение регулярных аналитических докладов для высшего руководства, в котором будет даваться оценка упущенным ресурсам из-за некачественного планирования отдельно взятых ЦФО. Другим способом мотивации ответственных за исполнение бюджетов работников может выступить фиксация допустимых отклонений в карте ключевых показателей эффективности для определения размера годового (квартального) бонуса сотрудника.

Роль платежного календаря в системе управленческого учета

Качественный платежный календарь по праву занимает центральную позицию в системе управленческого учета компании. Безусловно, комплексное использование этого универсального инструмента позволяет расширить границы классического назначения по мониторингу проблем ликвидности. Логичным продолжением заданного вектора по формированию структуры будет автоматическая подготовка план-фактного отчета БДДС. Для этого нужно лишь ввести блок плана движения денег на график (за месяц или за квартал) и сгруппировать данные факта до аналогичного периода. Кроме того, по мере наполнения базы формируется еще один мощный инструмент контроля и анализа – максимально гибкая матрица всех денежных операций предприятия с высокой степенью достоверности данных.