Введение

язык деловой письменный лексика

В настоящее час принято разграничивать следующие разновидности языка: язык художественной литературы, устная разговорная речь и три функциональных стиля книжно-письменного языка (публицистический, научный и официально-деловой).

Каждый из этих вариантов литературного языка характеризуется особой функциональной направленностью речи. Языковые традиции официально-делового стиля, сформировавшиеся несколько веков назад, предъявляют определенные требования к содержанию служебного документа и его речевому оформлению. И прежде всего язык служебного документа должен соответствовать общим нормам современного русского литературного языка. Деловое общение посредством документов имеет и свои специфические черты, влияющие на характер передаваемой информации, ее содержание и языковое оформление. Можно выделить ряд наиболее существенных особенностей служебного документа, которые необходимо учитывать составителю. Эти особенности носят экстралингвистический (внелингвистический) и лингвистический характер и теснейшим образом взаимосвязаны.

Рассмотрим последовательно экстралингвистические и лингвистические особенности служебного документа.

Особенности языка документов

Экстралингвистические особенности документа

• 1. Точность и ясность. Основным требованием к содержанию документа является его максимальная точность и понятность (ясность). Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и автором документа, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности.
• 2. Коллегиальность, Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста документа является статус автора. Вне зависимости от того, кто является непосредственным (техническим) составителем документа или его официальным автором, подписывающим протокол, адресантом (отправителем) становится «коллективный субъект», который направляет свое официальное послание также «коллективному адресату» (получателю). Автор-составитель документа должен нести личную ответственность за представленную в нем информацию. Большинство официальных документов визируется и подписывается несколькими конкретными ответственными лицами. Это также подчеркивает как коллегиальный характер документа, так и личную ответственность за содержание документа каждого из подписавших его.
• 3. Адресность. Другой важной характеристикой документного общения, как отмечают специалисты, является точная адресность документа. Документ пишется не всем или кому-то вообще, а конкретной организации или конкретному кругу организаций, конкретным должностным лицам иди работникам. Безадресных документов не бывает. Это общая особенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей.
• 4. Тематическая ограниченность. Существенным фактором документного общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость и тематическая ограниченность управленческих ситуаций, которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и тех же языковых средств, для принятия конкретного решения. Всего существует приблизительно 60 видов управленческих документов, которые соответствуют основным деловым ситуациям, возникающим и существующим на государственной службе.
• 5. Своевременность и актуальность. Эффективность управленческой деятельности в системе государственной власти только тогда высока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальная информация. Поэтому протокол должен заключать в своем содержании самую новую, важную и актуальную для организации информацию. При его подготовке должны использоваться последние достижения науки и техники, соответствующие мировым стандартам и требованиям. Составитель документа должен отразить сведения, имеющие правовую силу в настоящий момент.
• 6. Достоверность и объективность. Это требование означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, дарить непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
• 7. Убедительность. Аргументированность и убедительность информации связаны с задачей побудить адресата к совершению или не совершению определенных действий.
• 8. Полнота. Это требование предполагает, что протокол должен содержать всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию. Ее недостаточность может оживлять необходимость запрашивать дополнительные сведения, что приведет к потере времени и отразится на своевременности принятия решения.
• 9. Сжатость и лаконичность. Итак, текст документа должен быть полным и одновременно сжатым - как по содержанию, так и по форме.
• 10. Нейтральность. Нейтральный тон изложения документа - это норма официального делового общения.

Лингвистические особенности документа

В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективным образом фиксировать управленческую информацию. Язык служебных документов существенным образом отличается от языка художественной литературы, публицистики, разговорной речи; от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей. Основной и определяющей особенностью языка документа является языковой стандарт.

Необходимость языкового стандарта в документе обусловлена рассмотренным ранее экстралингвистическим фактором точности и однозначности толкования содержания документа.

Языковой стандарт в документе проявляется: в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковых формул, в повторяющихся ситуациях, в построении предложений.

9.Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.

10. Понятия унификация и стандартизация документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх в. Цели и методы унификации управленческих документов.

12.Лингвистические особенности текста служебных документов. Стандартизация лексики, словосочетаний, построения предложений, текста. Дизайн документа.

13.Алгоритм подготовки документа.

14.Характеристика состава и область применения организационных документов; требования к их составлению и оформлению.

15. Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению.

16. Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, акта); требования к их составлению и оформлению.

17.Документирование коллегиальной деятельности. “Сценарий” подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола.

18. Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.

19. Формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления).

20. Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работы.

21. Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок составления и оформления.

22.Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота.

23.Технология обработки входящих документов.

24.Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.

25.Порядок подготовки и обработки исходящих документов.

26.Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления.

28.Организация контроля исполнения документов и поручений.

29.Организация текущего хранения дел. Номенклатуры дел: виды, порядок составления, особенности оформления.

30. Понятия ценность документа, экспертиза ценности документа. Возникновение, развитие экспертизы. Принципы, критерии экспертизы ценности документа.

31.Понятие документальный фонд и архивный фонд. Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов.

33. Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

34. Кадровая информационно-документационная система.

35. Организация рабочих мест персонала управления в системе доу.

36. Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений.

37. Проектирование организационной структуры. Разделение и кооперация управленческого труда. Методика разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.

38. Регламентация должностных обязанностей работников службы доу. Требования к структуре и составу информации должностной инструкции.

39. Классификация методов исследования и анализа систем управления и доу.

40. Информационный менеджмент как методология информационного обеспечения управления.

41. Понятие информационного обеспечения управления, его структура.

42. Автоматизированное рабочее место (арм): понятие, принципы построения.

44. Понятие и типология информационных технологий доу.

45. Анализ рынка ас доу в России: классификации, основные игроки, тенденции развития.

46. Предпроектное обследование организации для внедрения ас доу. Документационное сопровождение процедуры внедрения ас доу.

47. Формирование электронного архива: правовая основа, процедура, перспективы.

48. Концепция «электронного правительства»: теория, российская практика, законодательное обеспечение реализации в России.

49. Информационные технологии хранения документов.

50. Обеспечение сохранности и достоверности документной информации.

51. Электронный документооборот: возможности, достоинства, недостатки.

52. Применение баз данных в организации документооборота.

53. Обеспечение юридической силы электронных документов. Правовой статус электронного документа.

12.Лингвистические особенности текста служебных документов. Стандартизация лексики, словосочетаний, построения предложений, текста. Дизайн документа.

В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективным образом фиксировать управленческую информацию.

Язык служебных документов существенным образом отличается от языка художественной литературы, публицистики, разговорной речи; от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей. Основной и определяющей особенностью языка документа является языковой стандарт.

Необходимость языкового стандарта в документе обусловлена рассмотренным ранее экстралингвистическим фактором точности и однозначности толкования содержания документа.

Языковой стандарт в документе проявляется: в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковых формул, в повторяющихся ситуациях, в построении предложений.

Языковая стандартизация документа существенно повышает его - информативность, заметно облегчает его восприятие и оценку адресатом, что способствует большей оперативности документооборота.

Количество используемых в официальных документах словесных формул, трафаретов, штампов столь велико, что некоторые специалисты вообще не относят к творческой работе написание деловых бумаг, а обучение официально-деловому стилю связывают с созданием навыка автоматического пользования формулами готового письма.

Можно привести множество примеров хорошо всем известных канцелярских штампов. Приказ издается; контроль возлагается или осуществляется; должностные оклады устанавливаются, а не даются; выговор объявляется; порицание выносится; служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, а не выслушивается и многие другие.

Говорить о наличии штампов можно по отношению к любому стилю речи. Штамп существует в устной речи - это прежде всего формулы речевого этикета: приветствия, прощания, благодарности, соболезнования, поздравления и другие стандартные этикетные штампы, используемые в стандартных ситуациях.

Штамп встречается в языке художественной литературы. Как часто в разных произведениях встречаются такие словосочетания: белоствольная березка, извилистая тропинка, ясный сокол, красна девица.

В публицистике употребляются такие, например, словесные клише: важные события, международная жизнь, печатный орган, прибыть с официальным визитом и др.

Стандартизация лексики

Точность, однозначность и необходимость машинной обработки официального документа предполагают использование в нем слов только в одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи.

Термины, используемые в управленческой документации, можно разделить на несколько групп.

1. Специальная лексика, свойственная только канцелярской речи. Это слова, сложившиеся в сфере административного управления за многие столетия существования официально-делового стиля русского языка, например, надлежащий, нижеподписавшийся, вышеуказанный, должный, препровождается, настоящий (этот), заслушать, завизировать и т.п.

2. Отглагольные существительные.

Большое количество специальных слов-терминов официально-деловой речи выражается существительными, образованными от глаголов: исполнение, нахождение, подписание, решение, установление и др.

Среди группы специальных слов, образованных от глаголов, особое место занимают существительные с префиксом не: невыполнение, несоблюдение, непризнание и др. 3. Специальная отраслевая терминологическая лексика.

В языке документов существует большое количество терминов, пришедших в этот язык из определенной предметной области, той предметной области, которой посвящен документ. Эта терминологическая лексика точна и однозначна, поэтому она удобна в употреблении как в науке, так и в языке документов. Имеются в виду, прежде всего юридические, финансовые и дипломатические термины, употребляемые в документах. Например, для заключения договора используется юридическая терминология: договор, лицензия, кодекс, правонарушение, попечительство, дееспособность, обжаловать и др., а для составления, например, финансового документа - терминология из этой предметной области: финансы, штраф, неустойка, кредит, бартер, дистрибьютер, крилинг, лизинг и др.

Эти термины удобны в употреблении, поскольку не предполагают различных толкований и способствуют точному выражению содержания служебного документа.

4. Специальные обозначения людей по признаку, обусловленному каким-либо действием, отношением, должностью, званием: свидетель, наниматель, истец, сотрудник, доцент, ответчик, арендатор, заказчик, посетитель, опекун и др. Один и тот же человек в разных жизненных и деловых ситуациях может быть: истцом и ответчиком; госслужащим и посетителем; заказчиком и исполнителем.

Стандартизация словосочетаний

Кроме отдельных слов, в деловой речи стандартизированы и целостные словосочетания (языковые формулы). Широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде, - одна из особенностей деловой речи.

Наличие стандартных словосочетаний в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. По конкретному словосочетанию мы можем судить, о какой управленческой ситуации идет речь: принимая во внимание, что в соответствии с договоренностью; выражаем глубокую признательность за проверкой установлено, что…

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Таким образом, одной из функций языковой формулы в тексте документа является выражение типового содержания.

Кроме того, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой.

Языковые формулы также являются элементами, определяющими видовую принадлежность документа. Только по одному словосочетанию"контроль за выполнением возлагается на..." становится ясно, о каком виде документа говорится, - это, безусловно, какой-то из распорядительных документов: приказ или распоряжение.

Еще одна функция устойчивых стандартных словосочетаний, используемых в языке документа, связана с процессом восприятия фразы. Если одно и то же словосочетание повторяется многократно, то это позволяет адресату очень быстро воспринимать информацию, выбирая новое и наиболее существенное.

Используя готовые клише, оперативно может действовать и составитель текста документа. Это языковые конструкции типа: вступать в законную силу; обжалованию не подлежит; без уважительной причины; в установленном порядке; по истечении срока; единовременное пособие; по достижении восемнадцатилетнего возраста; и др.

В языке документов к наиболее употребительным устойчивым словосочетаниям относятся следующие виды языковых клише:

1. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля: единовременное пособие, выше стоящие органы, установленный порядок предварительное рассмотрение, установленный срок, юридическое лицо, и др .

2. Устойчивые глагольно-именные словосочетания, например : составить акт, разрешить спор, подать апелляцию, выдать справку, провести мероприятие.

В официально-деловом языке, как и в научном стиле речи, наблюдается одна тенденция - происходит сужение возможностей глагола (десемантизация глагола) и расширение возможностей имени существительного. Этому языковому явлению есть определенное объяснение. По законам зрительного восприятия при чтении всегда вторая часть смыслового целого воспринимается как более значимая. Поэтому в словосочетаниях «существительное плюс глагол» существительное становится более весомым элементом, обращающим на себя внимание читающего

Устойчивые глагольно-именные словосочетания называют "расщепленными" сказуемыми. Очень часто из этих словосочетаний можно образовать параллельные им глагольные формы. В отличие от глагольных форм в этих словосочетаниях смысловой акцент переносится с глагола на существительное, и для документа такой перенос является значимым: помочь - оказать помощь, реконструировать произвести или осуществить реконструкцию, расследовать - пропусти расследование, проконтролировать - обеспечить контроль, содействовать - оказать содействие, ошибиться - допустить ошибку и др . Существительное в этих словосочетаниях выступает в документе на первый план.

3. Устойчивые словосочетания с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением); в связи с началом (возможностью, необходимостью); в целях улучшения (ограничения, экономки); в силу обстоятельств); в от ношении (лиц, граждан, исполнителей)и др.

Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.

Стандартизация в построении предложений.

Строгость формы, логика и стандарт прослеживаются в документе и на уровне целостного предложения. Четкая структура предложения, правильный порядок слов - вот те признаки стандартизованности, которые проявляются на уровне фразы в тексте документа.

Правильный порядок слов - это когда подлежащее (субъект действия) стоит в начале предложения, а сказуемое следует за ним. В официально-деловой речи из-за нарушения правильного порядка слов трудно бывает установить, кто (или что) является субъектом действия.

Так же в русском языке действуют определенные правила расположения слов по их информативной значимости. В письменной речи существует специфический принцип "линейной" подачи информации, согласно которому сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем основная, причем основная располагается после сказуемого.

При составлении документа следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении, чтобы не осложнить восприятие, понимание текста.

Еще одной существенной особенностью синтаксиса деловой речи является употребление однотипных падежных форм.

Употребление однотипных падежных форм при имени существительном принято называть нанизыванием падежей.

Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном.

Например : ...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов таможенного контроля,...

Стандартизация текста

Языковой материал, содержащийся в документе, может выполнять основную, содержательную функцию (собственно текст документа) и вторичную, ориентирующую функцию (различные элементы оформления документа, а также другие внетекстовые формы передачи информации - чертежи, схемы, диаграммы и т.п.).

Типы текстов документа строго стандартизированы и унифицированы. Прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного текста требует меньше затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. Унификация документа оправдана и с психологической точки зрения: в стандартном тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые моменты сообщения.

Унификация текстов документов оправдана и с правовой точки зрения: сама форма текста приобретает " узаконенный" вид.

Наконец, унификация оправдана с технической точки зрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.

По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие типы текстов:

1. Связный текст с традиционной линейной записью.

Например , личное заявление: Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными материалами по теме моего исследования. Данные тексты представляют собой последовательность полностью синтаксически оформленных частей предложения или предложений, соответствующих официально-деловому стилю речи.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

2. Связный текст с записью по трафарету.

Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией. Трафарет представляет собой вид формализованного текста: в нем заранее предусматривается и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается.

Справка № _________Выдана __________

в том, что _________________________

Справка дана для представления ________

Обычно для трафарета используются разного рода бланки. Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа, например, "Справка...", о сфере его использования, например, " Москва" и т.п.

3. Текст-анкета. Анкета - это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ - два связанных по смыслу самостоятельных предложения. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились).

Фамилия ______________

Имя __________________

Отчество _____________

Год и место рождения и т. д.

4. Текст - таблица. Таблица - это совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

В одном документе допускается сочетание текстов разных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таблицей или она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.

"

Вариант №39

Вопросы контрольного задания по дисциплине «Документационноеобеспечение управления».

1. Особенностиязыка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль от другихразновидностей языка и стилей речи? Охарактеризуйте основные экстралингвистическиеи лингвистические особенности документа).

2. Языковыйстандарт, его необходимость при составлении деловой бумаги и служебногодокумента. Приведите примеры языковых клише (штампов), активно используемых вдокументах. В чем проявляются стандартизация фразы и текста в документе?Приведите примеры.

План:

Часть 1.Особенности языка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль отдругих разновидностей языка и стилей речи? Основные экстралингвистические илингвистические особенности документа)

1.1.Особенности языка документов

1.2.Экстралингвистические особенности документа

1.3. Лингвистическиеособенности документа

Часть 2.Языковый стандарт

2.1.Стандартизация лексики.

2.2. Стандартизациясловосочетаний

2.3.Стандартизация в построении предложений.

2.4.Стандартизация текста

Приложение №1

Списокиспользуемой литературы

Часть 1. Особенности языка документов. (Чемотличается официально-деловой стиль от других разновидностей языка и стилейречи? Основные экстралингвистические и лингвистические особенности документа).

1.1. Особенности языка документов.

Современный русский литературный язык,сложившийся на базе русской письменности и литературы, распадается на множестворе­чевых вариантов, обусловленных самыми различными факторами: возрастом иполом говорящих, их социальным происхождением и положением, уровнем образованияи местом проживания, професси­ей и видом деятельности. В ряду этих факторовведущее место зани­мает сфера общения, в которой оказывается человек, - чтоуместно в одной ситуации общения, недопустимо в другой. Наша речь меня­ется взависимости от того, с кем, когда, по какому поводу и с какой целью мы говорим.Еще Цицерон писал: «В речи, так же как и в жизни, надо всегда иметь в виду то,что уместно». Именно поэтому в самом литературном языке имеется несколькоразновидностей, каж­дая из которых предназначена для общения в определеннойсфере деятельности человека.

В настоящее время принято разграничиватьследующие разно­видности языка: язык художественной литературы, устная разговор­наяречь и три функциональных стиля книжно-письменного языка (публицистический,научный и официально-деловой).

Каждый из этих вариантов литературного языкахарактеризует­ся особой функциональной направленностью речи. Например, в языкелитературы это прежде всего создание художественных образов; ве­дущей функциейустной речи является непосредственное речевое об­щение; основная функцияпублицистики - политическое, идеологи­ческое воздействие на слушателя ичитателя; в научной речи важен обмен научной информацией; официально-деловойстиль речи суще­ствует для передачи информации на основе правовых норм в сфереорганизации и управления обществом.

Итак, официально-деловой стиль речи - эторазновидность со­временного русского литературного языка, которая реализуется всфере делового общения, а именно, в правовой, дипломатической иадминистративной общественной деятельности. Язык документов являетсяобязательной и необходимой частью официально-деловой речи, он служит деловомуобщению с помощью документов.

Языковые традиции официально-делового стиля,сформировав­шиеся несколько веков назад, предъявляют определенные требова­ния ксодержанию служебного документа и его речевому оформле­нию. И прежде всего языкслужебного документа должен соответ­ствовать общим нормам современного русскоголитературного язы­ка. Например, недопустимо использование просторечных, диалект­ныхи жаргонных слов в языке документов. Особенно это относится к словам и оборотамиз криминального жаргона. В качестве приме­ра можно привести следующие частоупотребляющиеся в настоящее время слова: «беспредел» вместо «беззаконие»,«надо делиться» вмес­то «распределять», «разборка» вместо «сведениесчетов», «отмывать (деньги)» вместо «легализовать», «крыша» вместо «защита»,«кру­той» вместо «жесткий».

Деловое общение посредством документов имеет исвои специ­фические черты, влияющие на характер передаваемой информации, еесодержание и языковое оформление. Можно выделить ряд наиболее существенныхособенностей служебного документа, которые не­обходимо учитывать составителю.Эти особенности носят экстралин­гвистический (внелингвистический) илингвистический характер и теснейшим образом взаимосвязаны.

Рассмотрим последовательно экстралингвистическиеи лингви­стические особенности служебного документа.

1.2. Экстралингвистические особенности документа

1. Точность и ясность. Основнымтребованием к содержанию до­кумента является его максимальная точность ипонятность (ясность). Точность изложения предполагает однозначность пониманиясодер­жания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и авторомдокумента, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапахуправленческой деятельности.

Точность и понятность документа достигаются спомощью самых различных лингвистических средств. Но на один фактор, оказывающийсущественное влияние на процесс восприятия и понимания речи, следует обратитьвнимание.

Создавая документ как источник письменнойинформации, го­сударственному служащему необходимо помнить о разнице междуустной и письменной речью. Если вы обращаетесь к кому-то устно, вы чаще всегосразу можете оценить, как слушатель воспринимает ваши слова, как он понимает ихсмысл. Если ваш собеседник не пол­ностью понимает ваше сообщение, вы можете походу общения из­менить, перефразировать сказанное, подкрепить свою мысль жеста­ми,использовать смысловые паузы, правильно расставить логиче­ские акценты, выделивкакое-то слово, повторить часть сказанного или даже проиллюстрироватьграфически.

Если же вы обращаетесь к кому-либо письменно,передаете ин­формацию с помощью документа, то при этом нет немедленной об­ратнойсвязи или возможности изменить послание. Адресату придется самому разбирать,расшифровывать, интерпретировать вашу инфор­мацию, и он будет ее воспринимать вмеру своих возможностей, сво­его понимания. Поэтому следует всегда иметь ввиду, что документ должен составляться очень тщательно. Его автор долженпродумы­вать каждое слово, не допуская возможности истолковать написан­ноеиначе, чем задумано. Только тогда будет достигнуто адекватное восприятие ипонимание текста документа.

2. Коллегиальность, Принято считать, чтоопределяющим фак­тором при объяснении стилевых особенностей текста документа яв­ляетсястатус автора. Вне зависимости от того, кто является непос­редственным(техническим) составителем документа или его офи­циальным автором,подписывающим документ, адресантом (отпра­вителем) становится«коллективный субъект», который направля­ет свое официальное посланиетакже «коллективному адресату» (получателю). Например , коллективныйотправитель - Государ­ственная Дума или какое-либо министерствонаправляет свои реше­ния, постановления, инструкции и другие документы такжеколлек­тивному получателю - в государственные комитеты, федеральные комиссии,федеральные службы и другие государственные учрежде­ния и организации.

Однако не случайно государственный стандарттребует указания на документе его исполнителя. Автор-составитель документадолжен нести личную ответственность за представленную в нем информа­цию.

Большинство официальных документов визируется иподписы­вается несколькими конкретными ответственными лицами. Это так­жеподчеркивает как коллегиальный характер документа, так и лич­нуюответственность за содержание документа каждого из подписав­ших его.

В целом в официальном документе выражаютсяинтересы обще­ственные, коллегиальные, коллективные. Автором документа явля­ется,как известно, лицо не физическое, а юридическое, коллектив­ное (организация,предприятие, учреждение, объединение и др.). В этом случае субъект действияотождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация,руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, комиссия и др.

Например : Администрация ходатайствует… Коллегиярешила… Арбитраж: не возражает.

Итак, официальным отправителем и получателемдокумента по­чти всегда являются не частные лица, а организации в целом.

3. Адресность. Другой важнойхарактеристикой документного об­щения, как отмечают специалисты, являетсяточная адресность до­кумента. Документ пишется не всем или кому-то вообще, аконкрет­ной организации или конкретному кругу организаций, конкретнымдолжностным лицам иди работникам. Безадресных документов не бывает. Это общаяособенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей.Публицистическая статья в газете или какое-либо, например, поэтическоепроизведение, адресуются обычно всем читателям без исключения. Документ женаправляетсяпо точному адресу, конкретному лицу или ряду лиц, вопределенную организацию или учреждение.

4. Тематическая ограниченность. Существеннымфактором доку­ментного общения, влияющим на характер управленческой информа­ции,является повторяемость и тематическая ограниченность управ­ленческих ситуаций,которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и техже языковых средств для принятия конкретного решения. Всего существует около 60видов управленчес­ких документов, которые соответствуют основным деловымситуаци­ям, возникающим и существующим на государственной службе.

У каждого вида документов есть подвиды,позволяющие разре­шать более частные ситуации административно-управленческой де­ятельности.Например, у письма как вида организационно-распоря­дительного документаизвестно до 20 подвидов различных по тема­тике и предназначенных дляиспользования в различных управлен­ческих ситуациях.

5. Своевременность и актуальность. Эффективностьуправленче­ской деятельности в системе государственной власти только тогдавысока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальнаяинформация. Поэтому документ должен заключать в сво­ем содержании самую новую,важную и актуальную для организа­ции информацию. При его подготовке должныиспользоваться пос­ледние достижения науки и техники, соответствующие мировымстан­дартам и требованиям. Составитель документа должен отразить све­дения,имеющие правовую силу в настоящий момент.

Документ должен опираться на действующие правовыеакты, а не на устаревшие, потерявшие свою правовую силу.

Только при соблюдении всех этих условийорганизацией или уч­реждением будет принято оптимальное управленческое решение.

6. Достоверность и объективность. Это требование означает,что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, даватьнепредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Искажение представленной информации или проникновениев подготовительные материалы и затем в сам документ ложной инфор­мации влечетза собой принятие руководителем или организацией неправильных, поройкатастрофических решений.

Если в представленном документе составитель хотябы раз допу­стит неточность или фактическую ошибку, в дальнейшем весь мате­риал,подготовленный им, не будет вызывать доверия у адресата, а репутацияучреждения, готовившего документ, будет подорвана.

7. Убедительность. Аргументированность иубедительность ин­формации связаны с задачей побудить адресата к совершению или несовершению определенных действий. Результативность докумен­та зависит от того,насколько он обоснован. Не обязательно исполь­зовать большое количествоаргументов, важно, чтобы они были убе­дительными, не требующими перепроверки.

8. Полнота. Это требование предполагает,что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованногорешения информацию. Ее недостаточность может вызывать необходимость запрашиватьдополнительные сведения, что приведет к потере вре­мени и отразится насвоевременности принятия решения.

9. Сжатость и лаконичность. Казалось бы, данноетребование противоречит предшествующему. На самом деле это взаимосвязан­ныеэкстралингвистические требования. Лаконичность, сжатость изложения текстадокумента предусматривает краткость изложения содержания, без лишних слов иповторов. Но в угоду краткости не­допустимо исключать из документа важныефакты, цифры, сведения, позволяющие принять адекватное решение.

Итак, текст документа должен быть полным иодновременно сжа­тым - как по содержанию, так и по форме.

10. Нейтральность. Нейтральный тонизложения документа - это норма официального делового общения. Управленческаяинформа­ция - официальная по своему характеру, что свидетельствует о дело­войоснове взаимоотношений между адресантом и адресатом, под­черкивает их неличныйхарактер, наличие определенной дистанции между ними.

Кроме того, участники делового общения действуютот имени учреждений, организаций, предприятий, т.е. от имени юридических, а нефизических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документовдолжен быть сведен к минимуму.

Именно это предусматривает формально-логическийстиль из­ложения материала, без эмоционально-экспрессивной или полити­ческойоценки ситуаций и фактов.

Нейтральный тон документа и формально-логическийстиль из­ложения материала полностью соответствуют принципу внепартийности ивнеконфессиональности самой государственной службы.

1.3. Лингвистические особенности документа

В результате многовекового развития вофициально-деловом сти­ле выработались такие языковые средства и способывыражения со­держания, которые позволяют наиболее эффективным образом фик­сироватьуправленческую информацию.

Язык служебных документов существенным образомотличается от языка художественной литературы, публицистики, разговорной речи;от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей. Основной иопределяющей особенностью языка документа явля­ется языковой стандарт.

Необходимость языкового стандарта в документеобусловлена рассмотренным ранее экстралингвистическим фактором точности иоднозначности толкования содержания документа.

Языковой стандарт в документе проявляется:в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковыхформул, в повторяющихся ситуациях, в построении предложений.

Деловая речь накопила огромное число проверенныхмноголет­ней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых,прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяетпишущему не тратить время на поиск опре­делений, характеризующих стандартныеситуации.

Языковая стандартизация документа существенноповышает его - информативность, заметно облегчает его восприятие и оценкуадреса­том, что способствует большей оперативности документооборота.

Количество используемых в официальных документахсловес­ных формул, трафаретов, штампов столь велико, что некоторые спе­циалистывообще не относят к творческой работе написание дело­вых бумаг, а обучениеофициально-деловому стилю связывают с со­зданием навыка автоматическогопользования формулами готового письма.

Можно привести множество примеров хорошо всемизвестных канцелярских штампов. Приказ издается; контроль возлагаетсяили осуществляется; должностные оклады устанавливаются, а не дают­ся; выговоробъявляется; порицание выносится; служебное письмо составляется илинаправляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, а невыслушивается и многие другие.

Что же такое штамп? В переводе с латинского языкаслово «штамп» stampa – печать, оттиск, инымисловами, то, что постоян­но и без изменения воспроизводится в различныхусловиях.

Говорить о наличии штампов можно по отношению клюбому стилю речи. Штамп существует в устной речи - это прежде всего формулыречевого этикета: приветствия, прощания, благодарности, со­болезнования,поздравления и другие стандартные этикетные штам­пы, используемые в стандартныхситуациях.

Штамп встречается в языке художественнойлитературы. Как часто в разных произведениях встречаются такие словосочетания: белоствольнаяберезка, извилистая тропинка, ясный сокол, красна де­вица.

В публицистике употребляются такие, например,словесные кли­ше: важные события, международная жизнь, печатный орган, при­бытьс официальным визитом и др.

Часть 2. Языковый стандарт

2.1. Стандартизация лексики.

Точность, однозначность и необходимость машиннойобработ­ки официального документа предполагают использование в нем слов тольков одном из значений, принятых в официально-деловой пись­менной речи. Необходимотакже, чтобы каждому понятию соответ­ствовал только один термин. И здесь оченьважное значение имеет ис­пользование специальной лексики, или терминологии.

Термины, используемые в управленческойдокументации, мож­но разделить на несколько групп.

1. Специальная лексика, свойственная толькоканцелярской речи. Это слова, сложившиеся в сфере административногоуправления за многие столетия существования официально-делового стиля русскогоязыка, например, надлежащий, нижеподписавшийся, вышеука­занный, должный,препровождается, настоящий (этот), заслушать, завизировать и т.п. Некоторыеиз этих слов устаревают и заменяют­ся современными эквивалентами.

2. Отглагольные существительные.

Большое количество специальных слов-терминовофициально-деловой речи выражается существительными, образованными от глаголов:исполнение, нахождение, подписание, решение, установле­ние и др.

Среди группы специальных слов, образованных отглаголов, осо­бое место занимают существительные с префиксом не:невыполнение, несоблюдение, непризнание и др. Эта группа терминов постояннодо­полняется неологизмами.

3. Специальная отраслевая терминологическаялексика.

В языке документов существует большое количествотерминов, пришедших в этот язык из определенной предметной области, тойпредметной области, которой посвящен документ. Эта терминоло­гическая лексикаточна и однозначна, поэтому она удобна в упот­реблении как в науке, так и вязыке документов. Имеются в виду, прежде всего юридические, финансовые идипломатические терми­ны, употребляемые в документах. Например, для заключениядого­вора используется юридическая терминология: договор, лицензия, кодекс,правонарушение, попечительство, дееспособность, обжаловать и др., а длясоставления, например, финансового документа - терми­нология из этой предметнойобласти: финансы, штраф, неустойка, кредит, бартер, дистрибьютер, крилинг,лизинг и др.

Эти термины удобны в употреблении, поскольку непредполага­ют различных толкований и способствуют точному выражению со­держанияслужебного документа.

4. Специальные обозначения людей по признаку, обусловленномукаким-либо действием, отношением, должностью, званием: свидетель,наниматель, истец, сотрудник, доцент, ответчик, арендатор, заказ­чик,посетитель, опекун и др. Один и тот же человек в разных жиз­ненных иделовых ситуациях может быть: истцом и ответчиком; госслужащим и посетителем;заказчиком и исполнителем.

2.2. Стандартизация словосочетаний

Кроме отдельных слов, в деловой речистандартизированы и це­лостные словосочетания (языковые формулы). Широкоеупотребле­ние языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных)язы­ковых оборотов, используемых в неизменном виде, - одна из особенно­стейделовой речи.

Наличие стандартных словосочетаний в деловой речи- следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческихситуаций и тематической ограниченности деловой речи. По конкретномусловосочетанию мы можем судить, о какой управ­ленческой ситуации идет речь:принимая во внимание, что в соот­ветствии с договоренностью; выражаем глубокуюпризнательность за проверкой установлено, что…

Языковые формулы - это результатунификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях.Таким обра­зом, одной из функций языковой формулы в тексте документа явля­етсявыражение типового содержания.

Кроме того, языковые формулы нередко выступаюткак юриди­чески значимые компоненты текста, без которых документ не обла­даетдостаточной юридической силой.

Языковые формулы также являются элементами,определяющи­ми видовую принадлежность документа. Только по одному слово­сочетанию«контроль за выполнением возлагается на...» становится ясно, окаком виде документа говорится, - это, безусловно, какой-то из распорядительныхдокументов: приказ или распоряжение.

Еще одна функция устойчивых стандартныхсловосочетаний, используемых в языке документа, связана с процессом восприятияфразы. Если одно и то же словосочетание повторяется многократно, то этопозволяет адресату очень быстро воспринимать информацию, выбирая новое и наиболеесущественное.

Используя готовые клише, оперативно можетдействовать и составитель текста документа. Это языковые конструкции типа: вступатьв законную силу; обжалованию не подле­жит; без уважительной причины; вустановленном порядке; по исте­чении срока; единовременное пособие; подостижении восемнадцати­летнего возраста; предварительное рассмотрение идр.

Правильный выбор устойчивого словосочетания изчисла возможных определяется, во-первых, степенью его употребительности(частотности), во-вторых, степенью точности и лаконичности в опи­сании управленческойситуации, а также его грамматической пра­вильностью с учетом особенностейофициально-делового стиля. В языке документов к наиболее употребительнымустойчивым слово­сочетаниям относятся следующие виды языковых клише:

1. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именноготипа с ок­раской официально-делового стиля: единовременное пособие, выше стоящиеорганы, установленный порядок предварительное рассмот­рение, оправдательныйприговор, установленный срок, юридическое лицо, неправосудные действия,вынужденные обстоятельства и др .

2. Устойчивые глагольно-именные словосочетания, например :составить акт, разрешить спор, подать апелляцию, выдать справку, провестимероприятие, играть роль, иметь значение .

В официально-деловом языке, как и в научном стилеречи, на­блюдается одна тенденция - происходит сужение возможностей глагола(десемантизация глагола) и расширение возможностей имени существительного. Этомуязыковому явлению есть определенное объяснение. По законам зрительноговосприятия при чтении всегда вторая часть смыслового целого воспринимается какболее значи­мая. Поэтому в словосочетаниях «существительное плюс глагол» су­ществительноестановится более весомым элементом, обращающим на себя внимание читающего

Устойчивые глагольно-именные словосочетания называют«расщепленными» сказуемыми. Очень часто из этих словосочетаний мож­нообразовать параллельные им глагольные формы. В отличие от глагольных форм вэтих словосочетаниях смысловой акцент переносится с глагола на существительное,и для до­кумента такой перенос является значимым: помочь - оказать по­мощь,реконструировать произвести или осуществить реконструк­цию, расследовать - пропусти расследование, проконтролировать - обеспечить контроль, содействовать- оказать содействие, оши­биться - допустить ошибку и др . Существительное вэтих словосо­четаниях выступает в документе на первый план.

3. Устойчивые словосочетания с отыменнымипредлогами, моти­вирующими действия: в соответствии с решением (приказом,распоряжением); в связи с началом (возможностью, необходимостью); в целяхулучшения (ограничения, экономки); в силу обстоятельств); в от ношении (лиц, граждан,исполнителей); по линии (профсоюза, ко­митета) и др.

Владение деловым стилем - это в значительнойстепени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержа­ние,языковые формулы обеспечивают точность и однозначность по­нимания текстаадресатом, сокращают время на подготовку текста.

2.3. Стандартизация в построении предложений.

Строгость формы, логика и стандарт прослеживаютсяв доку­менте и на уровне целостного предложения. Четкая структура пред­ложения,правильный порядок слов - вот те признаки стандартизованности, которыепроявляются на уровне фразы в тексте доку­мента.

Правильный порядок слов - это когда подлежа­щее(субъект действия) стоит в начале предложения, а сказуемое сле­дует за ним. Вофициально-деловой речи из-за нарушения правиль­ного порядка слов трудно бываетустановить, кто (или что) является субъектом действия. Например : Городс 200-тысячным населением полностью обеспечит молочными продуктами новый завод. Субъек­том действия является завод, поэтому слово «завод» должностоять в начале предложения. Правильный вариант: Новый завод полностьюобеспечит молочными продуктами город с 200-тысячным населением.

Так же в русском языке действуют определенныеправила распо­ложения слов по их информативной значимости. В письменной речи существуетспецифический принцип «линейной» подачи информации, согласно которомусначала в предложение вводится вспомогатель­ная информация, а затем основная,причем основная располагается после сказуемого.

В устной речи наиболее значимое слово выделяетсяинтонацион­но, а в русской письменной речи информационная роль слова возра­стаетк концу предложения. При составлении документа следует учи­тывать информационнуюроль порядка слов в предложении, чтобы не осложнить восприятие, пониманиетекста.

Например :

На основании письма заказчика незавершенный объемработ по изго­товлению опытного образца переносится на первый квартал 1999 г.

На первый квартал 1999 г. незавершенный объемработ по изго­товлению опытного образца переносится на основании письма заказ­чика.

В обоих предложениях основная информациянаходится после сказуемого, в конце предложения. Поэтому целью высказывания впервом предложении является указание срока, на который перено­ситсяизготовление опытного образца. Во втором предложении це­лью высказыванияявляется обоснование причины переноса срока сдачи заказа.

Еще одной существенной особенностью синтаксисаделовой речи является употребление однотипных падежных форм.

Употребление однотипных падежных форм при именисуществи­тельном принято называть нанизыванием падежей.

Чаще всего в текстах документов используетсяпоследовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном.

Например : ...для применения мер общественноговоздействия;… в целях широкой гласности работы органов таможенногоконтроля,...

2.4. Стандартизация текста

Языковой материал, содержащийся в документе,может выполнять основную, содержательную функцию (собственно текст документа) ивторичную, ориентирующую функцию (различные элементы офор­мления документа, атакже другие внетекстовые формы передачи информации - чертежи, схемы, диаграммыи т.п.).

Типы текстов документа строго стандартизированы иунифици­рованы. По мнению известного документалиста П.В. Веселова, уни­фикациятекста документа оправдана с разных точек зрения. Прежде всего с экономическойточки зрения: составление унифицированно­го текста требует меньше затрат трудаи времени. Составитель доку­мента, работая по образцу, получает возможностьсосредоточить вни­мание на важнейших, нестандартных аспектах информации. Унификациядокумента оправдана и с психологической точки зрения: в стандартном текстеадресат документа может сразу же вы­делить ключевые моменты сообщения (поданным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять разинтен­сивнее, чем неунифицированный).

Унификация текстов документов оправдана и справовой точки зрения: сама форма текста приобретает " узаконенный"вид.

Наконец, унификация оправдана с технической точкизрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.

По способу синтаксической организации речи, атакже по виду ее пространственно-графического оформления могут быть выделеныследующие типы текстов:

1. Связный текст с традиционной линейной записью.

Например , личное заявление: Прошу командировать меня вСанкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления сархивными материалами по теме моего исследования. Данные текстыпредставляют собой последовательность полно­стью синтаксически оформленныхчастей предложения или предло­жений, соответствующих официально-деловому стилюречи.

Связный текст, как правило, состоит из двухчастей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, вовто­рой (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть(например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, за­явления- просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оцен­ку фактов, выводы).

2. Связный текст с записью по трафарету.

Трафарет - традиционная линейная запись, но спробелами, ко­торые заполняются переменной информацией. Трафарет представ­ляетсобой вид формализованного текста: в нем заранее предусмат­ривается и типоваяситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковаяформа, в которой эта ситуация отображается.

Справка № _________Выдана __________

в том, что _________________________

Справка дана для представления ________

Обычно для трафарета используются разного родабланки. Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизве­деннойна нем постоянной информацией документа и местом, отве­денным для переменнойинформации. Элементы оформления блан­ка содержат информацию о типе документа,например, «Справка...», о сфере его использования, например, "Москва" и т.п.

3. Текст-анкета. Анкета - это перечень заранееподготовленных вопросов. Вопрос и ответ - два связанных по смыслу самостоятель­ныхпредложения. При составлении текста в виде анкеты наимено­вания признаковхарактеризуемого объекта должны быть выраже­ны именем существительным вименительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетаниемс глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете,владеете или были, находились).

Фамилия ______________

Имя __________________

Отчество _____________

Год и место рождения и т. д.

4. Текст - таблица. Таблица - это совокупностьданных, пред­ставленных в цифровой или словесной форме и заключенных в гра­фывертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таб­лицы должны иметь заголовки,выраженные именем существитель­ным в именительном падеже. Подзаголовки граф истрок должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чемна одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующихстраницах печатаются только номера этих граф.

В одном документе допускается сочетание текстовразных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таб­лицейили она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются текстыдокументов, определяется характером содер­жащейся в них информации.

Выводы.

ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляюти стан­дартизируют требования к тексту документа: его содержанию, объе­му,внутренней структуре и внешней форме, составу и расположе­нию реквизитов. Крометого, в данных нормативных документах выдвигаются определенные требования кязыку конкретного доку­мента и языковому оформлению его реквизитов.

Таким образом, процесс стандартизации деловойречи охваты­вает вес уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итогескладывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящим как особый,функционально ориентированный стиль язы­ка. Неправы те, кто видит встандартизации деловой речи «обеднение» или даже «порчу»литературного языка. Плох не канцелярский язык, а злоупотребление им впублицистике, в литературе и обиход­ном общении.

Приложение №1

Ключевые понятия

ЯЗЫК СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА - языковаяразновидность современного русского литературного языка, часть официально-деловогостиля речи, существующая для передачи служебной ин­формации посредствомдокументов.

ТЕКСТОВАЯ ТОЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА - фактическая исмысловая точность документа, исключающая возможность инотолкований инеясностей.

ЯЗЫКОВОЙ СТАНДАРТ ДОКУМЕНТА - единообразныйспособ изложения мыслей в документе с использованием готовых языковыхформул-клише.

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА - пометка должностноголица, указывающая на особый способ введения документа в действие.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ - письменное указаниеруководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА - содержание документа,выраженное в краткой форме.

Список используемой литературы

1. Делопроизводство// журнал «Бухгалтерия и учет» №8 2002

2. Делопроизводство// журнал «Ориентир» №4 2003

3. Делопроизводствона современном этапе // журнал «Управление и кадры» №3 2004

4. Приказ Министраобороны Российской Федерации №170

5. Фоков А.П.«Делопроизводство в Вооруженных Силах Российской Федерации» Москва 2001

Теоретические основы изучения первичной и вторичной номинации как способа образования терминологии. Способы пополнения терминологической лексики. Особенности языкового оформления в интернете. Основное значение терминологии в русском и английском языках.

Нажав на кнопку "Скачать архив", вы скачаете нужный вам файл совершенно бесплатно.
Перед скачиванием данного файла вспомните о тех хороших рефератах, контрольных, курсовых, дипломных работах, статьях и других документах, которые лежат невостребованными в вашем компьютере. Это ваш труд, он должен участвовать в развитии общества и приносить пользу людям. Найдите эти работы и отправьте в базу знаний.
Мы и все студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будем вам очень благодарны.

Чтобы скачать архив с документом, в поле, расположенное ниже, впишите пятизначное число и нажмите кнопку "Скачать архив"

Подобные документы

Термин как элемент системы выражения специальных понятий. Особенности авиационной терминологии в английском и русском языках. Характеристика безаффиксальных способов образования авиационных терминов: конверсия, словосложение, аббревиатура, заимствование.

курсовая работа , добавлен 20.04.2011


Понятие и виды номинации, предмет, объект, процесс, направления и специфика. Метафора и метонимия как виды лексико-семантической номинации, их сущность и признаки. Метонимические модели в английском и русском языках. Синекдоха как разновидность метонимии.

реферат , добавлен 13.09.2009


Семантические исследования в терминологии. Язык для специальных целей. Метафора как предмет номинации лексических единиц. Терминология как основная лексическая группа в спортивной сфере. Подвижность спортивной терминологии со стилистической заменой.

реферат , добавлен 25.06.2015


Грамматическая категория вида и времени, ее особенности в английском и в русском языках. Общая характеристика видо-временных форм настоящего, прошедшего и будущего времени. Сравнительный анализ системы глагольных времён в русском и английском языках.

курсовая работа , добавлен 24.05.2013


Современные тенденции при изучении лексико-семантической группы как способа концептуализации внеязыковой действительности в формировании языковой модели мира. Особенности использования и реализации глаголов мимики и жеста в английском и русском языках.

дипломная работа , добавлен 21.06.2011


Теория термина, терминологии и терминосистемы в трудах отечественных и зарубежных лингвистов. Диахронический анализ формирования терминологии науки "Экология". Основные термины-слова и термины-словосочетания в английской и русской терминологиях.

дипломная работа , добавлен 18.10.2013


Определенность-неопределенность в русском и английском языках: значения, функции и способы выражения. Компоненты референциальных значений. Соотношение референциальных показателей именных групп в русском и английском языках (сопоставительный анализ).

дипломная работа , добавлен 06.08.2017

Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

Язык служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль -- самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.

Для этого стиля характерно:

• 1)использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.
• 2)употребление сложных синтаксических конструкций: Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах.
• 3)употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

• - краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
• - объективность и достоверность информации;
• - составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
• - структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
• - широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Язык служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

• - полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа -- предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.
• - нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.

• - точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
• - лаконичность , краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
• - убедительность служебных документов достигается:
• - наличием достоверной информации;
• - наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;
• - логикой изложения;
• - безупречностью формулировок в юридическом отношении;
• -обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).
• -употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:
• - авторам - оперативно составлять документы;
• - адресатам - облегчить восприятие документов,
• - создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.

- ограниченная сочетаемость слов.

Правильно Неправильно

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в силу Входить в силу

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи -- высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления -- сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).

При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо -- составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор -- объявляется, порицание -- выносится, оклад -- устанавливается и т.д.

- использование отглагольных существительных .

Правильно Неправильно

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать

Произвести ремонт Отремонтировать

• - употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);
• - использование общепринятых сокращений . Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).
• - использование универсальных слов с неопределенным значением ;
• - исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).

Правильно Неправильно

Продлить пролонгировать

объявление анонс

представить репрезентовать

Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:

1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) -- определенно-личные:

В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...

Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа:

выполнили договорные условия, что позволяет...

Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.

В порядке надзора...; В связи с отказом...; ...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

• 2. Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:
• 1) распространенностью предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа):

Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;

2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа:

...постановляет:

• 1. Определить... а)... б)... в)...;
• 2. Организовать... а)... б)... в)...;
• 3.Назначить...,

причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:

исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...

3. Активное использование страдательных конструкций типа:

представляется возможность..., комиссией было обнаружено...

и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.

4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как:

закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.

Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.

Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация -- стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.

Совершенно не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, -- в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.

---